¿Cuál es la documentación necesaria para llevar a cabo la coordinación de actividades empresariales?

Sin perjuicio de cualesquiera otros que puedan establecer las empresas concurrentes en el centro de trabajo, de los que puedan acordarse mediante la negociación colectiva y de los dispuestos en la normativa de prevención de riesgos laborales para determinados sectores y actividades, se consideran medios de coordinación los siguientes (art. 11 del Real Decreto 171/2004, de 30 de enero):

• El intercambio de información y de comunicaciones entre las empresas concurrentes.
• La celebración de reuniones periódicas entre las empresas concurrentes.
• Las reuniones conjuntas de los comités de seguridad y salud de las empresas concurrentes o, en su defecto, de los empresarios que carezcan de dichos comités con los delegados de prevención.
• La impartición de instrucciones.
• El establecimiento conjunto de medidas específicas de prevención de los riesgos existentes en el centro de trabajo que puedan afectar a los trabajadores de las empresas concurrentes o de procedimientos o protocolos de actuación.
• La presencia en el centro de trabajo de los recursos preventivos de las empresas concurrentes.
• La designación de una o más personas encargadas de la coordinación de las actividades preventivas.

CUESTIONES

1. ¿A quién corresponde el establecimiento de los medios de coordinación?

La iniciativa para el establecimiento de los medios de coordinación corresponde al empresario titular o en su defecto, al empresario principal y se establecerán por las empresas concurrentes antes del inicio de las actividades. [NTP 919: Coordinación de actividades empresariales (II). INSST. Año: 2011].

2. ¿Qué medio de coordinación resulta más adecuado?

Dependerá de la complejidad y grado de dificultad de cada actividad. En consecuencia, resultará necesario valorar aspectos como la peligrosidad de las actividades, las instalaciones, los materiales empleados, la duración de las distintas actividades y el número de trabajadores que pueden verse afectados. [NTP 919: Coordinación de actividades empresariales (II). INSST. Año: 2011].

En relación con los medios de coordinación de actividades empresariales, han de tenerse en cuenta otros extremos como:

• Los medios de coordinación deberán actualizarse cuando no resulten adecuados para el cumplimiento de los objetivos de coordinación.
• Cada empresario deberá informar a sus trabajadores respectivos sobre los medios de coordinación establecidos legalmente (art. 18.1 de la LPRL).
• Cuando los medios de coordinación establecidos sean la presencia de recursos preventivos en el centro de trabajo o la designación de una o más personas encargadas de la coordinación de actividades empresariales, se facilitarán a los trabajadores los datos necesarios para permitirles su identificación.

Centrándonos en lo que nos ocupa, la documentación para la coordinación de actividades empresariales, el artículo 23 de la LPRL establece la obligación empresarial de elaborar y conservar a disposición de la autoridad laboral una serie de documentación preventiva. Cualquier información o documentación derivada de lo establecido en el Real Decreto 171/2004, de 30 de enero, sobre la coordinación de actividades, que se formalice por escrito formará parte de esta documentación (D.A. 3.ª del Real Decreto 171/2004, de 30 de enero). 

Dada la problemática que representa la gestión documental en esta materia derivada de la ausencia de concreción normativa al respecto, podemos realizar una clasificación orientativa de documentos siguiendo el criterio de distintas instituciones en la materia (Fundación para la Prevención de Riesgos Laborales (FUNPRL); Instituto Nacional de Seguridad y Salud en el Trabajo (INSST), Confederación de empresarios de Navarra, etc.).

Documentación relativa a la empresa

La empresa deberá disponer de la siguiente documentación con el fin de coordinar actividades empresariales:

• Contratos mercantiles con clientes, proveedores y contratistas.
• Contratos laborales.
• Contratos de puesta a disposición de trabajadores de ETT.
• Listado de personal propio, de proveedores, contratistas y visitas.
• Documentación de la Seguridad Social de empresa, proveedores, contratistas y visitas.
• Pólizas de responsabilidad civil de empresa, proveedores, contratistas y visitas.
• Modalidad preventiva implicada en la empresa, indicando las especialidades contratadas y justificante de pago.
• Plan de prevención.
• Contrato con la mutua.
• Código de identificación fiscal.
• Certificado de estar al corriente con la Agencia Tributaria.
• Certificado de estar al corriente con la Seguridad Social.
• Recibo de liquidación de cotizaciones (TC1).
• Póliza de seguro de responsabilidad civil y justificante de pago.
• Póliza de seguro de accidentes (según convenio).
• Contrato sobre protección de datos personal (LOPDGDD).
• Documentación EGCSS (entidad gestora y colaboradora de la Seguridad Social) empresa, proveedores, contratistas y visitas. 
• Otra documentación necesaria.

Además de los mencionados anteriormente para el sector de la construcción deberíamos añadir:

• Acta de adhesión al plan de seguridad y salud.
• Registro de empresas acreditadas (REA).
• Registros de información de trabajadores de proveedores, contratistas y visita.
• Registros de formación de trabajadores de proveedores, contratistas y visita.
• Registros de entrega de EPI a trabajadores de proveedores, contratistas y visitas.
• Otra documentación necesaria.

En un ámbito puramente preventivo, además, se tendrán los siguientes documentos:

• Instrucciones y normas de prevención de riesgos laborales.
• Estudio de seguridad y salud (obras de construcción).
• Designación de recurso preventivo o coordinador de actividades preventivas.
• Plan de seguridad y salud (obras de construcción).
• Plan de emergencia o autoprotección.
• Nombramiento del coordinador de seguridad y salud en fase de proyecto o ejecución.
• Libro de subcontratación.
• Libro de incidencias.
• Informes de notificación e investigación de incidentes.
• Ficheros con datos para elaborar indicadores e informes de prevención de riesgos laborales.
• Informes de controles periódicos, visitas o inspecciones de seguridad y observaciones planeadas.
• Informes de no conformidades.
• Informe de revisión por la dirección.
• Apertura de centro de trabajo.
• Documentación técnica, inspecciones técnicas reglamentarias, mantenimiento, proyectos y legalizaciones asociadas a equipos de trabajo, instalaciones y edificaciones.
• Documentación de la Seguridad Social de empresa, proveedores, contratistas y visitas.
• Registros de ofrecimiento de reconocimiento médico y certificados de aptitud médica de trabajadores de proveedores, contratistas y visitas.
• Otra documentación necesaria.

Documentación relativa a las personas trabajadoras

La empresa deberá tener documentación en relación con sus trabajadores para realizar la coordinación de actividades empresariales. En este sentido, deberá disponer de la siguiente información:

• Aptitud médica.
• Entrega de equipos de protección individual (EPI).
• Formación en PRL.
• Formación específica dependiendo de la actividad desarrollada por el trabajador (trabajos en altura, espacios confinados, carretillas elevadoras, trabajos eléctricos, etc.).
• Entrega de información de riesgos.
• Contrato laboral.
• NIF.
• Reconocimiento de alta en la Seguridad Social.
• Informe de trabajadores en alta (TC2).
• Recibo de pago como autónomo (si fuera su caso).
• Carné de conducir o si aplica cualquier carné específico como puede ser para el manejo de grúas, carretillas elevadoras, etc.
• Autorización para uso de maquinarias.
• Certificado de abono de haberes.
• Registros de información de trabajadores de proveedores, contratistas y visitas.
• Registros de formación de trabajadores de proveedores, contratistas y visitas.
• Registros de entrega de EPI a trabajadores de proveedores, contratistas y visitas.
• Registros de ofrecimiento de reconocimiento médico y certificados de aptitud médica de trabajadores de proveedores, contratistas y visitas.
• Designación de recurso preventivo o coordinador de actividades preventivas.
• Actas de reuniones de coordinación de actividades empresariales (CAE).
• Cesión de equipos, productos e instalaciones a contratistas.
• Certificados de personal especialmente sensible: discapacidad, maternidad, menores.
• Datos biométricos de los trabajadores para el control de jornada laboral.
• Cualquier otra información necesaria distinta a las anteriores.

En el caso del sector de construcción es común solicitar, a nivel de formación en PRL, la correspondiente a:

• Formación inicial o segundo ciclo.
• Curso nivel básico de prevención en la construcción.
• Designación recurso preventivo.
• Otra documentación relacionada con la formación.

Documentación relativa a las máquinas, productos y herramientas

Para realizar coordinación de actividades empresariales, la empresa deberá tener la siguiente información de las máquinas: 

• Permisos de circulación.
• Ficha técnica.
• Inspección técnica del vehículo (ITV).
• Seguro obligatorio y justificante de pago.
• Revisiones de mantenimiento.
• Marcado CE o certificado de adecuación para equipos de trabajo.
• Manual de uso de la máquina en castellano.
• Cesión de equipos, productos e instalaciones a contratistas.
• Cualquier documentación que sea necesaria en relación con la maquinaria.

Además de los anteriores, la empresa deberá tener la documentación relativa a los productos y herramientas que utilice cuando entrañen riesgo para los trabajadores:

• Productos químicos: fichas de seguridad de los productos químicos.
• Herramientas manuales: manual de usuario para su correcta utilización en determinadas herramientas.
• Andamios: manual de usuario, certificado de montaje y revisiones periódicas.

Los listados anteriores no son exhaustivos, debiendo la empresa disponer de cualquier documentación que sea necesaria en relación con la maquinaria, los productos o las herramientas distintas de las anteriores.

CUESTIONES

1. ¿Cómo realizar el intercambio de información para la coordinación de actividades empresariales?

Nada se establece respecto al intercambio de información por lo que hemos de dar por buena cualquiera de las fórmulas manejadas en la actualidad para el intercambio de datos donde quede constancia escrita o electrónica. A modo de ejemplo: correo electrónico, plataformas de gestión documental, entrega física por escrito, etc.

2. ¿Cómo se podría organizar la documentación que debe entregarse?

Para entender cumplido el deber de coordinación de actividades empresariales, como mínimo, hemos de cumplir con la entrega y recepción de información y documentación que la normativa considera obligatoria en los distintos supuestos. Para ello, se recomienda la elaboración de unas fichas simples donde se reflejen el origen de la obligación legal o convencional, el documento solicitado y requisitos de validez, así como la parte a la que corresponde su entrega (empresa concurrente, titular o empresario principal).

A modo de ejemplo:

- Comprobación de que contratistas y subcontratistas se encuentren al corriente de pago de con la TGSS y de sus obligaciones tributarias:

a) Origen de la obligación legal: art. 42 del ET y art. 43.f) de la LGT.

b) Parte a la que corresponde su entrega: empresario principal.

c) Documentación y requisitos para su validez:

- Certificación negativa de descubiertos.

- Documento TC2.

- Altas en la seguridad social de trabajadores.

- Certificado de estar al corriente de obligaciones fiscales hacienda.

- Comprobación del cumplimiento de las obligaciones de alta en la Seguridad Social de trabajadores en los supuestos de subcontratación.

a) Origen de la obligación legal: art. 16.5 del ET.

b) Parte a la que corresponde su entrega: empresario principal y empresario titular.

c) Documentación y requisitos para su validez: informe de trabajadores en alta de la TGSS.