¿Cuáles son los principios de la planificación de la actividad preventiva?

La planificación de la actividad preventiva configura, junto con la evaluación de riesgos, el pilar básico del plan de prevención y de la gestión de riesgos en la empresa.

Cuando el resultado de la evaluación pusiera de manifiesto situaciones de riesgo, el empresario planificará la actividad preventiva que proceda con objeto de eliminar o controlar y reducir dichos riesgos, conforme a un orden de prioridades en función de su magnitud y número de trabajadores expuestos a los mismos.

Al igual que para la evaluación de riesgos, en la planificación preventiva se tendrá en cuenta la existencia de disposiciones legales relativas a riesgos específicos, así como el principio de acción preventiva (art. 15 de la LPRL). Esta planificación incluirá, en todo caso, los medios humanos y materiales necesarios, así como la asignación de los recursos económicos precisos para la consecución de los objetivos propuestos.

Si la empresa tiene menos de 50 personas trabajadoras y no desarrolla actividades consideradas de especial peligrosidad (anexo I del RSP), podrá recoger en un único documento simplificado el plan de prevención, la evaluación de riesgos y la planificación de la actividad preventiva.

La LPRL establece una serie de derechos y obligaciones frente a la protección a riesgos laborales, los principios de la acción preventiva y especificaciones en materias de plan de prevención de riesgos laborales, evaluación de los riesgos y planificación de la actividad preventiva, lo que supone para la empresa la necesidad de cumplir con las siguientes premisas:

• Garantizar la seguridad y la salud de los trabajadores a su servicio en todos los aspectos relacionados con el trabajo (art. 14.2 de la LPRL).
• Aplicar las medidas que integran el deber general de prevención (art. 15 de la LPRL).
• Planificar la acción preventiva en la empresa a partir de una evaluación inicial de los riesgos [art. 16.2.a) de la LPRL].
• Cuando el resultado de la evaluación lo hiciera necesario, realizará controles periódicos de las condiciones de trabajo y de la actividad de los trabajadores en la prestación de sus servicios para detectar situaciones potencialmente peligrosas [art. 16.2.a) de la LPRL].
• Estas actuaciones deberán integrarse en el conjunto de las actividades de la empresa y en todos los niveles jerárquicos de la misma (art. 16.1 de la LPRL).
• El empresario deberá asegurarse de la efectiva ejecución de las actividades preventivas incluidas en la planificación, efectuando para ello, un seguimiento continuo de la misma [art. 16.2.b) de la LPRL].

De igual manera, el Real Decreto 39/1997, de 17 de enero (RSP), establece lo que sigue a continuación:

• La prevención de riesgos laborales deberá integrarse en el conjunto de sus actividades y decisiones, incluidos todos los niveles de esta (art. 1 del RSP).
• El establecimiento de una acción de prevención de riesgos integrada en la empresa supone la implantación de un plan de prevención de riesgos que incluya la estructura organizativa, la definición de funciones, las prácticas, los procedimientos, los procesos y los recursos necesarios para llevar a cabo dicha acción (art. 2.2 del RSP).
• La puesta en práctica de toda acción preventiva requiere, en primer término, el conocimiento de las condiciones de cada uno de los puestos de trabajo, para identificar y evitar los riesgos y evaluar los que no puedan evitarse (art. 2.2 del RSP).
• A partir de los resultados de la evaluación de los riesgos, el empresario planificará la actividad preventiva cuya necesidad ponga aquella, en su caso, de manifiesto (art. 2.3 del RSP).
• La actividad preventiva del empresario se desarrollará a través de alguna de las modalidades previstas en el capítulo III del RSP (art. 2.4 del RSP).

De manera específica para la necesidad de la planificación, el RSP establece lo siguiente:

• Cuando el resultado de la evaluación pusiera de manifiesto situaciones de riesgo, el empresario planificará la actividad preventiva que proceda con objeto de eliminar o controlar y reducir dichos riesgos, conforme a un orden de prioridades en función de su magnitud y número de trabajadores expuestos a los mismos (art. 8 del RSP).
• Incluirá, en todo caso, los medios humanos y materiales necesarios, así como la asignación de los recursos económicos precisos para la consecución de los objetivos propuestos (art. 9.2 del RSP).
• Habrán de ser objeto de integración en la planificación de la actividad preventiva las medidas de emergencia y la vigilancia de la salud previstas en los artículos 20 y 22 de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales, así como la información y la formación de los trabajadores en materia preventiva y la coordinación de todos estos aspectos (art. 9.2 del RSP).
• Deberá planificarse para un período determinado, estableciendo las fases y prioridades de su desarrollo en función de la magnitud de los riesgos y del número de trabajadores expuestos a los mismos, así como su seguimiento y control periódico. En el caso de que el período en que se desarrolle la actividad preventiva sea superior a un año, deberá establecerse un programa anual de actividades (art. 9.3 del RSP).

En relación con la configuración inicial de la organización de la prevención de riesgos laborales en la empresa, para la puesta en marcha de la planificación preventiva hemos de tener en cuenta (arts. 16 y 23 de la LPRL y arts. 8 y 9 del RSP):

Prestar atención al resultado de la evaluación de riesgos

La planificación preventiva va asociada a la evaluación y tiene por objetivo principal concretar las medidas preventivas a adoptar en el plazo previsto y por el responsable que corresponda. Si la evaluación no detecta riesgos, no será necesario realizar una planificación preventiva, no obstante, siempre será recomendable realizar, como mínimo, chequeos periódicos sobre posibles fuentes de riesgo para los trabajadores.

Determinar quién realiza la planificación de la actividad preventiva y asignar prioridades y plazos de las acciones

La planificación de la actividad preventiva es una actividad especializada y, por lo tanto, debe elaborarla el personal técnico correspondiente en función de la modalidad preventiva elegida (asunción por el propio empresario, designación de un trabajador o a través de un servicio de prevención, propio o ajeno).

Cuando el empresario no cuente con suficientes recursos propios para el desarrollo de la actividad preventiva y deba desarrollarla a través de uno o varios servicios de prevención ajenos a la empresa, deberá concertar por escrito la prestación. Dicho concierto, consignará, como mínimo, los aspectos establecidos en el art. 20 del RSP.

La actividad preventiva deberá planificarse para un período determinado, estableciendo las fases y prioridades de su desarrollo en función de la magnitud de los riesgos y del número de trabajadores expuestos a los mismos, así como su seguimiento y control periódico. En el caso de que el período en que se desarrolle la actividad preventiva sea superior a un año, deberá establecerse un programa anual de actividades (art. 9.3 del Real Decreto 39/1997, de 17 de enero).

La planificación implica controlar la aplicación de las medidas surgidas de las diferentes actividades preventivas, así como el proceso de implantación de las actividades procedimentales. Para ello, será fundamental asignar prioridades inicialmente, así como un margen temporal para su realización en función de su número, gravedad u coste económico. 

En esta línea, siguiendo el citado art. 9.3 del RSP, como frontera temporal hemos de pensar en la duración temporal de la actividad preventiva.

A modo de ejemplo, y como recomendación, dado que no se establece ningún plazo concreto por parte de la administración:

• Ante un riesgo clasificado como trivial: no resultará necesario proponer medidas de prevención ni plazo alguno para su implantación.
• Ante un riesgo clasificado como tolerable: se podrían establecer comprobaciones periódicas para asegurar la eficacia de las medidas de control implantadas.
• Ante un riesgo clasificado como moderado: la empresa efectuará medidas preventivas en un plazo de unos tres meses.
• Ante un riesgo clasificado como importante: la empresa tendrá un mes para efectuar las medidas correctoras y disminuir o evitar el riesgo. 

Elaborar la planificación de la actividad preventiva

Una medida preventiva susceptible de ser planificada suele, y debe, partir de riesgos detectados en la evaluación de riesgos, no obstante, también es posible implantar determinadas medidas en base a comunicados de riesgos, investigaciones de accidentes, inspecciones de seguridad, controles médicos, auditorías, etc.

Como mínimo se recomienda planificar las siguientes actuaciones preventivas:

• Medidas materiales para eliminar o reducir los riesgos en origen. (Ej.: medidas dirigidas a limitar los riesgos o sus consecuencias en caso de accidente o emergencia, materiales de prevención para eliminar o disminuir la probabilidad de materializarse los riesgos). 
• Las acciones formativas e informativas, tratándose también de una obligación legal, estas medidas conseguirán fomentar comportamientos seguros y fiables de los empleados respecto a los posibles riesgos de su puesto de trabajo o de la organización en general.
• Realización de controles periódicos de las condiciones de trabajo, de la actividad de los trabajadores y del estado de salud de estos. (Ej.: revisiones periódicas de salud, control de riesgos higiénicos, control de riesgos ergonómicos, etc.).

Elaborar un documento-propuesta de la planificación de la actividad preventiva

El documento de planificación de la actividad preventiva incluirá, en todo caso:

• Una priorización de las medidas necesarias según la evaluación de riesgos en base a su gravedad, importe económico y número de trabajadores expuestos. En el caso de que el período en que se desarrolle la actividad preventiva sea superior a un año, deberá establecerse un programa anual de actividades.
• Propuestas de ejecución y seguimiento para cada una de las medidas a tomar.
• Los medios humanos y materiales necesarios, así como la asignación de los recursos económicos precisos para la consecución de los objetivos propuestos.
• Medidas de emergencia y la vigilancia de la salud (arts. 20 y 22 de la LPRL).
• Información y formación de los trabajadores en materia preventiva.
• La responsabilidad en la implantación y seguimiento de la ejecución de las actividades.
• La coordinación de todos los aspectos tratados, así como medidas de seguimiento y control periódico como la fijación de plazos y fechas haciendo constar la fecha de realización efectiva cuando se desvíe de la fecha planeada.

En este punto, hay que recalcar:

• La necesidad de reflejar una fecha de realización tope de cada medida preventiva y una fecha de ejecución real que se irá completando conforme se vayan ejecutando dichas medidas preventivas.
• Se deberá proceder a la asignación de responsabilidades entre las personas responsables de la ejecución y seguimiento de cada actividad preventiva, de lo cual debe quedar registro.

Validación de la propuesta de planificación preventiva y entrega a los responsables

La propuesta de planificación de la actividad preventiva será remitida desde el servicio de prevención a la dirección para su revisión y validación. Salvo incidencias, en un plazo prudencial el documento debería validarse por escrito, procediendo entonces, a su envío por parte del servicio de prevención, a los responsables establecidos en él para su valoración y a los delegados de prevención/ comité de seguridad y salud, para su información.

En este momento sería recomendable la convocatoria de una reunión con todas las personas con responsabilidad dentro de la empresa en materia de PRL para estudiar la viabilidad de la implantación atendiendo a criterios técnicos, económicos, de organización o de cualquier otra índole que pudieran afectar a dicha implantación.

Control y seguimiento de la planificación de la actividad preventiva

Será preceptivo estudiar y definir un proceso de seguimiento periódico del estado de implantación de la planificación de la actividad preventiva. Este proceso debe formar parte del documento final.

El servicio de prevención, en función de las fechas marcadas en el documento, hará el seguimiento de la ejecución de las medidas propuestas e informará a la dirección de recursos económicos y servicios generales del mismo, correspondiendo al empresario realizar un seguimiento permanente de la actividad preventiva, con el fin de evitar problemas y perfeccionar de manera continua las actividades de identificación, evaluación y control de riesgos.

Es necesario realizar actividades de seguimiento y control del plan preventivo para comprobar la eficacia del mismo y adoptar las medidas pertinentes para su mejora continua. A tal fin, están las revisiones por la dirección o auditorías, las cuales podrán ser internas o externas. Las primeras son imprescindibles para optimizar las actuaciones preventivas, mientras que las segundas resultan exigibles reglamentariamente en determinadas circunstancias:

Artículo 29.2 del RSP

«2. Las empresas que no hubieran concertado el servicio de prevención con una entidad especializada deberán someter su sistema de prevención al control de una auditoría o evaluación externa.

Asimismo, las empresas que desarrollen las actividades preventivas con recursos propios y ajenos deberán someter su sistema de prevención al control de una auditoría o evaluación externa en los términos previstos en el artículo 31 bis de este real decreto».

Dentro de este punto englobaríamos los informes de seguimiento y evaluación del sistema de gestión de la prevención:

• Programación de actuaciones del servicio de prevención.
• Memoria anual. El estado de ejecución de la planificación de la actividad preventiva debe ser la base para la elaboración de la memoria anual de la actividad preventiva, es decir, se tratará de comparar lo que se planteó que se iba a hacer con lo que realmente se ha ejecutado.
• Informes de inspecciones o visitas de seguridad.
• Informes de auditoría.

Difusión de la planificación de la actividad preventiva

Una vez consensuado el contenido de la planificación de la actividad preventiva, se deberá facilitar la misma para, posteriormente, proceder a su comentario a los delegados de prevención y, si existe, al comité de seguridad y salud, así como a las personas trabajadoras.