1220 - ¿Cuáles son las medidas preventivas de riesgos laborales que deben aplicarse en el sector de las oficinas y despachos?

a) Relacionadas con los locales y equipos de trabajo:

• Superficies peligrosas: 
  • Utilizar muebles con aristas redondeadas.
  • No utilizar útiles puntiagudos y/o cortantes para usos distintos de aquéllos a los que están destinados.
• Elementos móviles: 
  • Vigilar la carga máxima y la estabilidad de las estanterías.
  • Disponer de cajones con dispositivos de bloqueo que impidan salirse de sus guías.
  • Utilizar sillas con ruedas (5 ruedas) con diseño antivuelco.
  • Instalar puertas de vaivén que permitan la visibilidad de la zona a la que se accede.
  • Disponer de puertas correderas provistas de un sistema de seguridad que impida salirse de los carriles.
• Caídas de altura: 
  • Asegurar todos los elementos de las escaleras de mano, colocar apoyos antideslizantes y prestar atención al ángulo de colocación y forma de utilización.
  • Colocar en los altillos (o zonas de trabajo elevadas) barandillas, barras intermedias y plintos.
  • Facilitar el acceso a zonas de almacenamiento elevadas mediante escaleras fijas o móviles perfectamente aseguradas.
  • Cubrir las aberturas en el suelo o colocar barandillas, barras intermedias y plintos en todo el perímetro de los huecos.
• Caídas en el mismo plano: 
  • Revestir el suelo con un pavimento antideslizante y sin irregularidades.
  • Hacer pasar los cables junto a las paredes.
  • Cubrir y señalizar los cables que no puedan ser colocados junto a las paredes.
  • No dejar abiertos los cajones u otros elementos del mobiliario.
  • Mantener las vías de acceso y los pasos libres de obstáculos.
  • Prestar especial atención al orden y la limpieza.
• Utilización de equipos: 
  • No utilizar equipos defectuosos.
  • Informar de los equipos averiados.
  • Utilizar equipos que cumplan con la normativa CE.
  • Utilizar los equipos únicamente para la finalidad concebida por el fabricante de los mismos.

b) Relacionados con la electricidad:

• Antes de comenzar a trabajar, hacer reparar todos los cables o enchufes en mal estado.
• Situar los cables de forma que no puedan ser aplastados, dañados o sometidos a tracción.
• Llevar a cabo un examen periódico, por personal especializado, de las instalaciones eléctricas y de los equipos eléctricos.
• Evitar el uso de «ladrones».
• Comprobar mensualmente el correcto funcionamiento de los interruptores diferenciales (botón «Test»).
• No utilizar, hasta que se revisen por un especialista, los equipos eléctricos que presenten defectos reconocibles por el usuario.
• En caso de avería, desconectar. Hacer reparar por personal formado en electricidad.
• En caso de calentamiento anormal (excesivo): hacer revisar los equipos eléctricos.
• No utilizar los aparatos eléctricos con manos húmedas o mojadas.
• Evitar limpiar, con líquidos, cualquier equipo conectado a la corriente eléctrica.
• Evitar salpicaduras sobre los equipos conectados a la corriente eléctrica.

c) Relacionados con agentes físicos:

• Exposición a ruidos: 
  • Adquirir equipos de trabajo teniendo en cuenta el nivel de ruido que producen durante su normal funcionamiento. Marcado CE.
  • Efectuar el mantenimiento adecuado de todos los equipos.
  • Revestir paredes y techo con paneles que absorban el ruido.
  • Aislar las fuentes de ruido.
  • Colocar doble acristalamiento en ventanas orientadas hacia zonas ruidosas.
  • Sustituir señales acústicas (timbres) por señales luminosas o por carteles del tipo «pase sin llamar».
• Exposición a radiaciones: 
  • Utilizar equipos con el marcado CE.
  • Informar a los trabajadores de la correcta utilización de los equipos.
  • Utilizar los equipos únicamente para la finalidad concebida por el fabricante de los mismos.
  • Asegurar un mantenimiento correcto.

d) Relacionados con sustancias químicas:

• Respetar las indicaciones del fabricante.
• Cuando exista riesgo de contacto con tintas, utilizar guantes.
• Evitar la respiración de vapores nocivos.
• Exigir al fabricante las fichas de datos de seguridad de los productos.
• No realizar mezclas de productos que no estén expresamente indicadas por el fabricante.
• Almacenar los productos químicos peligrosos (incluidos los de limpieza) en lugares adecuados, en recipientes cerrados y correctamente etiquetados.
• Utilizar maquinaria con marcado CE.
• Ubicar las impresoras y fotocopiadoras en lugares ventilados.

e) Relacionados con agentes biológicos:

• Revisión y limpieza del sistema de aire acondicionado, conforme a la normativa: filtros de aire, aparatos de humectación y enfriamiento evaporativo, unidades de impulsión y retorno del aire, torres de refrigeración.
• Limpieza y mantenimiento adecuado del local.

f) Relacionados con incendio y explosión:

• Almacenar los materiales fácilmente inflamables (como papel) en zonas alejadas de fuentes de calor.
• Realizar el almacenamiento provisional de todo tipo de residuos (papel, cartón, cartuchos vacíos de tóner, etc.) en contenedores no inflamables.
• No vaciar los ceniceros en las papeleras.
• Vaciar todos los días las papeleras.
• Desconectar los aparatos eléctricos durante los periodos prolongados de no utilización (por ejemplo: durante la noche).
• Retirar las sustancias inflamables que no sean necesarias.
• Con quemadores de gas para calefacción y agua caliente sanitaria: asegurarse de que se corta automáticamente el suministro de gas, si se apaga la llama.
• Revisar periódicamente la instalación de gas.
• Prohibir fumar en todo el recinto sujeto al riesgo.
• No exponer los cartuchos de tóner a la llama o a temperaturas excesivas.
• Colocar extintores de incendio adecuados a la clase de fuego.
• Hacer mantenimiento periódico de extintores y demás equipos contra incendios.
• Dotar de instalaciones fijas de extinción.
• Instalar sistemas de detección y alarma.
• Revisar y mantener las instalaciones de detección y alarma en correcto estado.
• Señalizar y dejar libres las salidas de emergencia.
• Colocar carteles con planos de localización («Ud. está aquí»).
• Realizar periódicamente simulacros de evacuación.

g) Relacionados con el diseño de los puestos de trabajo:

• Trabajos manejando cargas o en posiciones reforzadas:
  • Realizar la manipulación de cargas de forma adecuada.
  • Disminuir el peso de las cargas.
  • Alzar y transportar cargas con ayuda de otras personas.
  • Emplear útiles y mobiliario con un diseño adecuado y confortable para evitar posturas forzadas.
  • Posibilitar los cambios de postura y descansos durante el trabajo en una postura forzada.
  • Adecuar el espacio de trabajo a las necesidades.
  • Adaptar la altura del asiento a la talla del trabajador.
  • Utilizar sillas o sillones de dimensiones y características adecuadas o ajustables a la talla de trabajador (altura, inclinación, tipo de respaldo, material transpirable, etc.) y en función de la tarea a realizar.
• Malas condiciones ambientales: 
  • Regular la temperatura a niveles confortables (calefacción-aire acondicionado).
  • Humedad relativa comprendida entre el: 30 y el 70 % con carácter general y entre el 50 y el 70 % en presencia de electricidad estática.
  • Evitar corrientes de aire.
• Utilización de equipos con pantallas de visualización de datos:
  • Regular la inclinación, la altura de la pantalla y la distancia de la misma al usuario hasta conseguir una adecuada visión.
  • Dejar espacio suficiente delante del teclado del ordenador para que las manos puedan reposar sobre la mesa.
  • Ajustar la altura del teclado a las necesidades del usuario.
  • Ajustar brillo y contraste y evitar brillos molestos.
  • Disponer de un atril (porta documentos) regulable y estable.
  • No orientar el puesto de trabajo ni de frente ni de espaldas a las ventanas.
  • Disponer de reposapiés.
  • Utilizar programas informáticos que se adapten a la formación del trabajador.
  • Establecer pausas breves y frecuentes (por ejemplo: cada hora).
• Iluminación: 
  • Adecuar la intensidad de la iluminación a las exigencias visuales de las tareas.
  • Iluminar adecuadamente las zonas oscuras (incluidas vías de acceso y zonas de paso).
  • Eliminar o apantallar las fuentes de luz deslumbrantes.
  • Limpiar periódicamente las lámparas y luminarias.
  • Limpiar periódicamente los cristales de las ventanas.
  • Reparar las fuentes de luz parpadeante.
  • Evitar reflejos sobre cristales y pantallas de visualización de datos.
  • Para impedir el paso de la luz solar que origine molestias, colocar persianas, toldos, cortinas o «estores» en las ventanas.
• Señalización:
  • Señalizar cuando se requiera llamar la atención sobre: un peligro, una indicación, una obligación, etc.
  • Señalizar siempre que un peligro pueda pasar desapercibido.

h) Relacionados con la organización del trabajo:

• Situaciones que producen estrés: 
  • Distribuir de forma clara las tareas y competencias.
  • Planificar los diferentes trabajos de la jornada teniendo en cuenta una parte para imprevistos.
  • Prever las pausas.
  • Dotar de medios y equipos adecuados.
  • No prolongar en exceso la jornada habitual de trabajo y compensarla preferentemente con descanso adicional.
  • Impedir la acumulación de documentos innecesarios a corto plazo sobre las mesas de trabajo.
  • Mejorar el entorno de trabajo con plantas, cuadros, música ambiental, etc.
• Relaciones inadecuadas entre los trabajadores: 
  • Delimitar la tarea por actividades afines.
  • Marcar prioridades de tareas, evitando solapamientos e interferencias entre los operarios.
  • Informar periódicamente sobre la calidad del trabajo realizado.
  • Motivar al trabajador responsabilizándole de su tarea.
  • Aclarar los problemas con los interesados.
• Conductas personales ante los riesgos: 
  • Promover la aceptación de medidas de seguridad.
  • Instruir convenientemente a los trabajadores en todos y cada uno de los cometidos y situaciones de riesgo ante los que se puedan encontrar.
  • Sensibilizar sobre la seguridad del compañero de trabajo.
  • Cualquier trabajador debe poder exponer a su jefe todas las objeciones que, por motivo de seguridad, considere oportunas.
  • Instruir a los trabajadores sobre primeros auxilios.

El empresario realizará una evaluación de los riesgos para cada puesto de trabajo.

DOCUMENTACIÓN DE INTERÉS 

- Guía técnica INSST para la acción preventiva: Limpieza de oficinas. Año 1999.

- Documento INSST sobre calidad de ambiente interior en oficinas; identificación, análisis y priorización de actuación frente al riesgo.

- NTP 242: Ergonomía: análisis ergonómico de los espacios de trabajo en oficinas. INSST. 

- NTP 503: Confort acústico: el ruido en oficinas. INSST. Año: 1998. 

- NTP 1085: Calidad del aire interior. Equipos y materiales de oficina: contaminantes químicos. INSST. Año: 2017. 

- NTP 1129: Criterios ergonómicos para la selección de sillas de oficina. INSST. Año: 2018. 

- NTP 1130: Criterios ergonómicos para regular correctamente la silla de oficina y otras sillas alternativas. INSST. Año: 2018. 

- UNE-EN 1021-1:2015. Mobiliario. Valoración de la inflamabilidad del mobiliario tapizado. Parte 1: Fuente de ignición: cigarrillo en combustión.

- UNE-EN 1021-2:2015. Mobiliario. Valoración de la inflamabilidad del mobiliario tapizado. Parte 2: Fuente de ignición: llama equivalente a una cerilla.

- UNE-EN 1335-1:2021. Mobiliario de oficina. Sillas de oficina. Parte 1: Dimensiones. Determinación de las dimensiones.

- UNE-EN 1335-2:2019. Mobiliario de oficina. Sillas de oficina. Parte 2: Requisitos de seguridad.

- UNE 89401-1:2021. Mobiliario de oficina. Materiales para mobiliario de oficina. Parte 1: Sillas.

- UNE-EN ISO 9241-5:1999. Requisitos ergonómicos para trabajos de oficina con pantallas de visualización de datos (PVD). Parte 5: Concepción del puesto de trabajo y exigencias posturales. (ISO 9241-5:1998).