3060 - ¿Cómo tributan y cotizan las dietas y los gastos por desplazamiento o viaje?

Los gastos de locomoción y dietas de viaje son retribuciones de carácter irregular que responden a los gastos que genera en el trabajador la orden empresarial de desplazamiento provisional o temporal a un lugar distinto a aquel donde habitualmente presta sus servicios o donde radica el centro de trabajo, para efectuar tareas o realizar funciones que le son propias. El abono de estos gastos está excluido de la base de cotización y exento de tributación, siempre que no exceda de unas determinadas cantidades.

Las dietas de viaje se tratan de retribuciones irregulares que compensan al trabajador los gastos producidos en los desplazamientos por necesidades de su trabajo fuera del lugar de su residencia o de la localidad del centro de trabajo y se ve obligado a tener que pernoctar o realizar comidas principales fuera de su domicilio.

La comida solo tendrá la consideración de dieta a efectos laborales cuando tenga su origen en un desplazamiento en las condiciones expuestas. Cuando no sea así, tendrá la consideración de salario en especie (comidas en el comedor de la empresa, tickets restaurant, etc.).

A TENER EN CUENTA. Dietas, kilometraje y complemento de teléfono son extrasalariales, siempre que respondan a su verdadera naturaleza, pues los complementos y el salario retribuyen la actividad prestacional que es propia del contrato de trabajo, constituyendo el salario el núcleo duro y esencial del contrato y siendo los complementos extrasalariales accesorios a la actividad del trabajador; de aquí que lo esencial sea determinar si se está atendiendo a un elemento coadyuvante del trabajo o a una retribución por el mismo. Para ello, sirven distintos parámetros como son la realización por parte del trabajador de una serie de gastos anejos al contrato de trabajo, y un abono por ello, en relación a esa aportación de anexos que realiza el empresario para que pueda llevarse a cabo el trabajo. (ATS, rec. 301/2015, de 25 de febrero de 2016, ECLI:ES:TS:2016:3627A).

La cuantía de los gastos de locomoción y de las dietas exceptuadas de gravamen en el Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF) puede resumirse conforme a la siguiente tabla:

A TENER EN CUENTA. Las dietas, en cuanto importes satisfechos por las empresas a sus trabajadores para cubrir los gastos de desplazamiento, manutención y estancia derivada de los viajes de trabajo, están exentas de tributación y de cotización, siempre que se justifique la realidad del desplazamiento, el lugar y el motivo y no se sobrepasen los importes considerados normales por la normativa del IRPF.

A los efectos indicados, el pagador deberá acreditar el día y lugar del desplazamiento, así como su razón o motivo. Las asignaciones para gastos de locomoción, manutención y estancia que excedan de los límites previstos estarán sujetas a gravamen.

RESOLUCIÓN RELEVANTE

STSJ de Madrid n.º 360/2013, de 29 de mayo, ECLI:ES:TSJM:2013:5979

«A efectos de su exclusión en la base de cotización a la Seguridad Social, únicamente tendrán la consideración de dietas y asignaciones para gastos de viaje las cantidades destinadas por el empresario a compensar los gastos normales de manutención y estancia en restaurantes, hoteles y demás establecimientos de hostelería, devengadas por gastos en municipio distinto del lugar de trabajo habitual del trabajador y del que constituya su residencia. Estos gastos de manutención y estancia no se computarán en la base de cotización cuando los mismos se hallen exceptuados de gravamen conforme a los apartados 3, 4, 5 y 6 del artículo 8 del Reglamento del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas, aprobado por el Real Decreto 214/1999, de 5 de febrero. El exceso sobre los límites señalados en los apartados citados se computará en la base de cotización a la Seguridad Social».

Los gastos de locomoción resarcen al trabajador los gastos que por dicho concepto efectúe en los desplazamientos provisionales o temporales a un lugar distinto de donde habitualmente realiza su actividad laboral y por orden de la empresa.

Se puede satisfacer el importe de estos o en el que caso de que el trabajador se desplace con su propio vehículo, abonarle un precio por kilómetro. Su cuantía se establecerá, en este caso, en el convenio colectivo o pacto entre trabajador y empresario.

Por gastos de locomoción, a efectos de lo previsto en los arts. 9.A.2 b) y 9.B.1 a) del RIRPF, se excluirá de gravamen:

• Cuando se utilicen medios de transporte público, el importe del gasto que se justifique mediante factura o documento equivalente.
• La cantidad que resulte de computar 0,19 euros por kilómetro recorrido, más los gastos de peaje y aparcamiento que se justifiquen.

A TENER EN CUENTA. A pesar de que el artículo 9 del RIRPF exceptúa de gravamen 0,19 euros por kilómetro, la Orden HFP/792/2023, de 12 de julio, por la que se revisa la cuantía de las dietas y asignaciones para gastos de locomoción en el Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (en vigor desde el 17 de julio de 2023) establece que, a estos efectos, se excluirá la cantidad que resulte de multiplicar 0,26 euros por el número de kilómetros recorridos, siempre que se justifique la realidad del desplazamiento, más los gastos de peaje y aparcamiento que se justifiquen.

CUESTIÓN

¿Cuál es la diferencia entre plus de transporte, plus de distancia, gastos de locomoción y gastos de desplazamiento?

El plus de transporte o distancia es un concepto compensatorio que se recoge en convenio colectivo cuya finalidad es la de compensar al trabajador por ir al trabajo. Está sujeto a cotización.

Por gastos de locomoción o desplazamiento entendemos todas aquellas cuantías que son retribuidas a los trabajadores siempre que sean derivadas de algún desplazamiento o traslado o cuando se vaya a desarrollar la actividad fuera del centro de trabajo. No se incluyen en la base de cotización en la cantidad exenta de gravamen en el IRPF.