1870 - ¿A qué datos personales pueden acceder los centros educativos?

La Ley Orgánica 2/2006, de 3 de mayo, de Educación, en su disposición adicional vigésima tercera, dispone que: «Los centros docentes podrán recabar los datos personales de su alumnado que sean necesarios para el ejercicio de su función educativa (...)». Dichos datos podrán referirse a:

• El origen y ambiente familiar y social.
• Las características o condiciones personales.
• El desarrollo y resultados de su escolarización.
• Otras circunstancias cuyo conocimiento sea necesario para la educación y orientación de los alumnos.

La AEPD tiene publicada una guía para centros educativos en donde se recoge un «Decálogo para un correcto uso de los datos de carácter personal en los centros educativos», en el cual se recoge que los responsables del tratamiento de los datos son las Administraciones (es decir, la consejería de la comunidad autónoma competente en materia educativa, salvo para los centros de Ceuta y Melilla o los centros en el exterior titularidad del Estado dependientes del Ministerio de Educación Cultura y Deporte) y los centros educativos (cuando se trate de centros concertados y privados). 

Siguiendo con dicho decálogo se establece que, como regla general, los centros educativos no necesitarán el consentimiento de los titulares de los datos para su tratamiento, ya que este se encuentra justificado en el ejercicio de la función educativa y en la relación ocasionada con las matrículas de los alumnos. Ello no quita que deban de ser informados sobre:

• La finalidad para la que se recaban los datos y su licitud.
• La obligatoriedad o no de facilitar los datos y las consecuencias de la negativa a facilitarlos.
• Los destinatarios de los datos.
• Los derechos de los interesados y dónde ejercitarlos.
• La identidad del responsable del tratamiento: la administración educativa o el centro.
• Datos de contacto del delegado de protección de datos.
• Plazo de conservación de los datos o los criterios para determinarlo.

Cuando se trate del tratamiento de datos personales para finalidades distintas a la función educativa será necesario obtener el consentimiento de los alumnos o de sus padres, y deberá informarse con claridad de las finalidades para las que se recaban los datos, permitiendo oponerse a aquellas que consideren. El consentimiento se puede recabar en el mismo impreso o formulario donde se recaban los datos, y es suficiente con que se preste al comienzo de cada curso, no siendo necesario recabarlo para cada actividad de tratamiento, siempre que tenga la misma finalidad.

CUESTIONES

1. ¿Quiénes pueden ser considerados como encargados del tratamiento de datos en los centros educativos?

Tienen la consideración de encargados del tratamiento de datos personales las empresas que sean contratadas por el centro o la Administración educativa para prestar los servicios de comedor, servicio médico, transporte escolar o el de seguridad. Por el contrario, no tienen esa consideración de encargados del tratamiento las personas físicas que tengan acceso a los datos en su condición de empleados del centro o de la Administración educativa que son los responsables del tratamiento (ej. equipo directivo, profesores, personal de administración y servicios del centro...).

2. ¿Qué debe incluir el contrato por el que se establezca la prestación del servicio de comedor, transporte...?

Este tipo de contratos deben incluir: 

- La obligación de que el encargado trate los datos únicamente conforme a las instrucciones del responsable del tratamiento (centro o administración educativa). 

- Que los datos no serán utilizados para finalidades distintas de las previstas en el contrato, ni serán comunicados a otras personas (ni para su conservación).

- Las medidas de seguridad que deberán ser implantadas por el encargado del tratamiento.

- Que una vez finalizado el contrato, los datos habrán de ser devueltos a la administración educativa responsable, o en su caso al encargado del tratamiento designado por esta, o destruidos.

3. ¿La transferencia de datos a las empresas que presten estos servicios se considera una comunicación de datos?

No, la transmisión a las empresas para que presten servicios por ejemplo de comedor o de transporte, en nombre y previo contrato con el centro o la Administración educativa, no se consideran comunicaciones de datos. Sin embargo, sí se produce una comunicación de datos cuando se transfieren los datos de los alumnos de un centro a otro por un cambio de matrícula, o cuando se comunican datos a las AMPA, o a los servicios sociales o sanitarios, jueces, tribunales y fuerzas y cuerpos de seguridad.

Se recoge en la Guía para centros educativos publicada por la AEPD que los datos incluidos en los procesos de admisión serán cancelados una vez finalizados los procedimientos administrativos y judiciales de reclamación. En relación con los exámenes de los alumnos, estos no deberán mantenerse más allá del periodo de reclamaciones. Por su parte, los datos del expediente académico sí que deberán conservarse, ya que pueden ser solicitados por los alumnos tras la finalización de sus estudios.

Con relación a las calificaciones de los alumnos, la AEPD ha recogido que cuando estemos ante alumnos mayores de edad, sus padres únicamente podrán solicitar el acceso a las calificaciones cuando estos fuesen los que estuviesen asumiendo los gastos educativos o de alimentos, pues se valora que existe un interés legítimo de los padres en conocer la evolución académica sobre el que no prevalecerían los derechos y libertades de estos. También se establece que los padres tienen acceso a conocer las ausencias escolares de sus hijos.

En los casos de patria potestad compartida, ambos progenitores tienen derecho a recibir la misma información sobre el proceso educativo del menor, salvo que se aporte una resolución judicial que establezca la privación de la patria potestad a alguno de los progenitores, o algún tipo de medida penal de prohibición de comunicación con el menor o su familia. Cuando estemos ante otros familiares, no se les podrá facilitar la información escolar salvo que estén autorizados por quienes ostenten la patria potestad, y conste dicha autorización.

A TENER EN CUENTA. Los derechos de acceso, rectificación, cancelación, oposición, limitación al tratamiento y portabilidad podrán ser ejercidos por sus titulares o sus representantes legales, es decir, en el caso de menores de 14 años, serían sus padres o tutores, y, en mayores de 14 años, podrán ejercitar los derechos los propios alumnos o sus representantes legales.