¿Tienen las AA. PP. la obligación de colaborar entre ellas para la actuación administrativa por medios electrónicos?

Relaciones y comunicaciones interadministrativas

Partiendo de la obligación que tienen las Administraciones públicas, en el ejercicio de sus competencias, de relacionarse entre sí y con sus órganos, organismos públicos y entidades vinculados o dependientes mediante medios electrónicos, el Reglamento de actuación y funcionamiento del sector público por medios electrónicos regula una serie de normas para dar cumplimiento a la obligación de colaboración entre las distintas Administraciones para la actuación administrativa por medios electrónicos.

La obligación de relacionarse a través de medios electrónicos también se aplica a las entidades de derecho privado vinculadas o dependientes de las Administraciones públicas cuando actúen en el ejercicio de potestades administrativas.

Respecto a los órganos de la Administración General del Estado y los organismos públicos y entidades de derecho público vinculados o dependientes, también utilizarán los medios electrónicos para comunicarse entre sí. Estas comunicaciones se realizarán empleando el Registro Electrónico General de la Administración General del Estado o el registro del organismo público o entidad de derecho público de que se trate, o por cualquier otro medio electrónico que permita dejar constancia de su recepción. 

Se podrá utilizar por una Administración la sede electrónica de otra cuando la primera estuviese vinculada a la última o dependiera de esta. En este sentido, el art. 58 del mencionado reglamento dicta: «las Administraciones Públicas y los organismos públicos y entidades de derecho público vinculados o dependientes podrán adherirse voluntariamente, mediante la formalización del correspondiente instrumento de adhesión, a las sedes electrónicas o sedes asociadas disponibles de titularidad de la misma Administración u otra Administración Pública, sin que se constituya como sede electrónica asociada». Tal y como se dispone, para poder utilizar la sede electrónica de otra Administración será necesario formalizar un instrumento de adhesión.

A TENER EN CUENTA. Las Administraciones públicas podrán integrar sus respectivas áreas personalizadas o carpetas ciudadanas, si las hubiere, o determinadas funcionalidades de las mismas, con la Carpeta Ciudadana, de forma que el interesado pueda acceder a sus contenidos o funcionalidades mediante procedimientos seguros que garanticen la integridad y confidencialidad de sus datos de carácter personal, independientemente de cuál haya sido su punto de acceso.

Tanto las aplicaciones o sistemas de información para el tratamiento del Registro Electrónico General de cada Administración, como el registro electrónico de cada organismo público o entidad de derecho público vinculado o dependiente, serán interoperables, es decir, deberán estar conectados. Estas interconexiones entre registros de las Administraciones públicas deberán realizarse a través del Sistema de Interconexión de Registros (SIR), actualmente gestionado por el Ministerio para la Transformación Digital y de la Función Pública, siendo, a su vez, responsables la Secretaría de Estado de Digitalización e Inteligencia Artificial y la Secretaría General de Administración Digital.

A TENER EN CUENTA. Se establecía la gestión del SIR por el Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital, pero, tras los cambios en el organigrama del Gobierno realizados por el Real Decreto 829/2023, de 20 de noviembre, por el que se reestructuran los departamentos ministeriales, se crea el Ministerio para la Transformación Digital y de la Función Pública que asume competencias que eran asumidas anteriormente por los antiguos Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital y Ministerio de Hacienda y Función Pública, denominados en la actualidad Ministerio de Economía, Comercio y Empresa y Ministerio de Hacienda, respectivamente.

En cuanto a la aplicación del sistema de interconexión de los registros en el ámbito de la Administración General del Estado y sus organismos públicos y entidades de derecho público vinculados o dependientes, también sus aplicaciones o sistemas de información para el tratamiento del Registro Electrónico General de la Administración General del Estado, así como del registro electrónico de cada organismo público o entidad de derecho público vinculado o dependiente, deberán permitir la interoperabilidad con los sistemas de gestión de expedientes de las unidades de tramitación correspondientes.

Transmisiones de datos entre Administraciones públicas

a) Condiciones para la transmisión de datos

Todas las transmisiones de datos entre Administraciones realizadas mediante el uso de redes corporativas para el envío de documentos elaborados por cualquier Administración, mediante consulta a las plataformas de intermediación de datos u otros sistemas electrónicos habilitados al efecto, tienen la consideración de certificados administrativos necesarios para el procedimiento o actuación administrativa.

En los supuestos en que las personas interesadas en un procedimiento administrativo no aporten datos y/o documentos que ya tengan las Administraciones públicas, se procederá de la siguiente manera:

• El órgano administrativo encargado de la tramitación del procedimiento puede acceder electrónicamente a los datos, documentos o certificados necesarios mediante consulta a las plataformas de intermediación de datos u otros sistemas electrónicos habilitados al efecto: los incorporará al procedimiento administrativo correspondiente y dejará constancia en los ficheros del órgano, organismo público o entidad de derecho público cedente del acceso a los datos o documentos efectuado por el órgano u organismo cesionario.
• El órgano administrativo encargado de la tramitación del procedimiento no puede acceder electrónicamente a los datos, documentos o certificados necesarios: se podrá solicitar por otros medios habilitados al efecto y se conservará la documentación acreditativa de la circunstancia que imposibilitó dicho acceso electrónico, incorporándola al expediente.

Para que se realice la transmisión de datos, es necesario que el órgano o entidad tramitadora lo soliciten, identificando los datos requeridos y sus titulares, así como la finalidad para la que se requieren. En el caso de que intervenga en la petición de datos un empleado público se incluirá la identificación de este en la petición. 

CUESTIONES

1. ¿Quién será el responsable del correcto acceso electrónico a los datos?

El órgano, organismo público o entidad de derecho público cesionario será responsable del correcto acceso electrónico a los datos cuya titularidad corresponda a otro órgano, organismo público o entidad de derecho público, así como de su utilización, en particular, cuando los datos a los que se accede tengan un régimen de especial protección.

Además, el cesionario también será el responsable de requerir el consentimiento del interesado en el caso de que para el acceso se requiera dicho consentimiento. 

2. ¿Es posible la cesión de datos de manera automatizada?

Sí, se podrá realizar la transmisión de datos de manera automatizada. Se entiende que una actuación administrativa es automatizada cuando la consulta se realiza íntegramente a través de medios telemáticos, sin la intervención directa de ningún empleado público.

3.  Cuando la transmisión de datos se realice a través del sistema técnico para el intercambio automatizado de pruebas entre autoridades competentes de Estados miembros diferentes , ¿existe alguna especialidad?

Estas transmisiones de datos —reguladas en el artículo 14 del Reglamento (UE) n.º 2018/1724 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 2 de octubre de 2018, relativo a la creación de una pasarela digital única de acceso a información, procedimientos y servicios de asistencia y resolución de problemas y por el que se modifica el Reglamento (UE) n.º 1024/2012— no requerirán previsualización de los datos por parte del usuario o usuaria solicitante para proceder a su uso por parte del órgano o entidad tramitadora.

b) Plataformas de intermediación de datos

Las plataformas de intermediación de datos deberán dejar constancia de los siguientes datos:

• La fecha y la hora en que se produjo la transmisión.
• El procedimiento administrativo, trámite o actuación al que se refiere la consulta.

Además, estas plataformas, o el sistema electrónico equivalente, deberán ser interoperables con la Plataforma de Intermediación de la Administración General del Estado y sus organismos públicos y entidades de derecho público vinculados o dependientes y entre ellas. Para que quepa la adhesión a estas plataformas, se deberá garantizar el cumplimiento de las condiciones de seguridad exigidas por los cedentes de la información para el tratamiento de datos por parte de la plataforma encargada del tratamiento de dichos datos y de los cesionarios de los mismos.

CUESTIÓN

¿Qué plataforma se empleará para la intermediación de datos en el ámbito estatal?

En el ámbito estatal, se empleará la Plataforma de Intermediación de Administración General del Estado y sus organismos públicos y entidades de derecho público vinculados o dependientes. 

Dicha plataforma será gestionada la Secretaría General de Administración Digital y actuará como un punto a través del cual cualquier órgano, organismo público o entidad de derecho público podrá consultar los datos o documentos asociados al procedimiento de que se trate, con independencia de que la presentación de los citados datos o documentos tenga carácter preceptivo o facultativo en el procedimiento de que se trate.

Esta plataforma actuará como punto de conexión con el sistema técnico regulado por el Reglamento (UE) n.º 2018/1724 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 2 de octubre de 2018, para el intercambio automático de datos o documentos a nivel europeo.

c) Remisión electrónica de expedientes administrativos

En el caso de que una Administración pública solicite a otra un expediente electrónico —aunque sea dentro del ámbito de la misma—, la remisión por esta, mediante el empleo de un nodo de interoperabilidad, de la dirección electrónica o localizador que permitan el acceso al expediente electrónico equivaldrá a la remisión del mismo.  No se cumplirá con la remisión del expediente, si no se garantiza la integridad del acceso a lo largo del tiempo que determine la correspondiente política de gestión de documentos electrónicos y el cumplimiento de la normativa de interoperabilidad aplicable al tipo de expediente. Lo anterior está regulado en el art. 63 del Reglamento de actuación y funcionamiento del sector público por medios electrónicos, que establece:

«Artículo 63. Remisión electrónica de expedientes administrativos en el ámbito de las Administraciones públicas mediante puesta a disposición.

1. Cuando desde una Administración Pública se solicite a otra un expediente electrónico, la remisión por esta, a través de un nodo de interoperabilidad, de la dirección electrónica o localizador que dé acceso al expediente electrónico puesto a disposición de la primera equivaldrá a la remisión del mismo, siempre que se garantice la integridad del acceso a lo largo del tiempo que determine la correspondiente política de gestión de documentos electrónicos y el cumplimiento de la normativa de interoperabilidad aplicable al tipo de expediente.

2. El mismo procedimiento previsto en el apartado anterior se podrá utilizar cuando la solicitud se produzca dentro del ámbito de una misma Administración Pública».