¿Qué son los registros electrónicos y cómo se realizan las notificaciones electrónicas y otros actos de comunicación?

El título II se cierra con el capítulo III, que en sus dos secciones regula los registros electrónicos, las notificaciones electrónicas y los otros actos de comunicación electrónicos.

Así, la sección 1.ª regula los registros electrónicos (entre otros aspectos, el Registro Electrónico General de cada Administración y la presentación y tratamiento de documentos en registro o las competencias de las oficinas de asistencia en materia de registros de la Administración General del Estado) y la sección 2.ª regula las comunicaciones administrativas a las personas interesadas por medios electrónicos (actos de comunicación electrónica a las personas interesadas distintos de las notificaciones o publicaciones) y las notificaciones electrónicas (incluyendo las reglas generales de la práctica de las notificaciones electrónicas, el aviso de puesta a disposición de la notificación, la notificación a través de la dirección electrónica habilitada única (DEHu) y la notificación electrónica en sede electrónica o sede electrónica asociada).

Registro electrónico (artículo 37 del Real Decreto 203/2021, de 30 de marzo)

Las Administraciones públicas dispondrán de registros electrónicos para la recepción y remisión de solicitudes, escritos y comunicaciones, que deberán ser plenamente interoperables de manera que se garantice su compatibilidad informática e interconexión en los términos previstos en el artículo 16 de la LPAC y en el artículo 60 de este reglamento.

Cada Administración dispondrá de un Registro Electrónico General en que hará el asiento de todo documento que sea presentado o que se reciba en cualquier órgano administrativo, organismo público o entidad de derecho público vinculado o dependiente. Los organismos públicos y entidades de derecho público vinculados o dependientes de cada Administración podrán disponer de su propio registro electrónico plenamente interoperable e interconectado con el Registro Electrónico General de la Administración a la que estén vinculados o de la que dependan.

CUESTIÓN

¿Qué documentos serán admitidos en estos registros?

a) Documentos electrónicos normalizados correspondientes a los servicios, procedimientos y trámites que se especifiquen conforme a lo dispuesto en la norma de creación del registro, cumplimentados de acuerdo con formatos preestablecidos.

b) Cualquier solicitud, escrito o comunicación distinta de los mencionados en el párrafo anterior dirigido a cualquier Administración pública.

Comunicaciones y notificaciones electrónicas

El artículo 41 del Real Decreto 203/2021, de 30 de marzo, señala que, como mínimo, cuando los interesados deban comunicarse de forma electrónica con las AA. PP., serán objeto de comunicación al interesado por dichos medios:

a) La fecha y, en su caso, hora efectiva de inicio del cómputo de plazos que haya de cumplir la Administración tras la presentación del documento o documentos en el registro electrónico, de acuerdo con lo previsto en el artículo 31.2.c) de la Ley 39/2015, de 1 de octubre.

b) La fecha en que la solicitud ha sido recibida en el órgano competente, el plazo máximo para resolver el procedimiento y para la práctica de la notificación de los actos que le pongan término, así como de los efectos del silencio administrativo, de acuerdo con lo previsto en el artículo 21.4 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre.

c) La solicitud de pronunciamiento previo y preceptivo a un órgano de la Unión Europea y la notificación del pronunciamiento de ese órgano de la Unión Europea a la Administración instructora de acuerdo con lo previsto en el artículo 22.1.b) de la Ley 39/2015, de 1 de octubre.

d) La existencia, desde que se tenga constancia de la misma, de un procedimiento no finalizado en el ámbito de la Unión Europea que condicione directamente el contenido de la resolución, así como la finalización de dicho procedimiento de acuerdo con lo previsto en el artículo 22.1.c) de la Ley 39/2015, de 1 de octubre.

e) La solicitud de un informe preceptivo a un órgano de la misma o distinta Administración y la recepción, en su caso, de dicho informe, de acuerdo con lo previsto en el artículo 22.1.d) de la LPAC.

f) La solicitud de previo pronunciamiento de un órgano jurisdiccional, cuando este sea indispensable para la resolución del procedimiento, así como el contenido del pronunciamiento cuando la Administración actuante tenga la constancia del mismo de acuerdo con lo previsto en el artículo 22.1.g) de la Ley 39/2015, de 1 de octubre.

g) La realización del requerimiento de anulación o revisión de actos entre administraciones previsto en el artículo 22.2.a) de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, así como su cumplimiento o, en su caso, la resolución del correspondiente recurso contencioso-administrativo.

CUESTIONES

1.- ¿Cómo se realizará la práctica de notificaciones a través de medios electrónicos?

Según lo previsto en el artículo 42 del Real Decreto 203/2021, de 30 de marzo, haciendo remisión a lo previsto en el artículo 43.1 de la LPAC, las notificaciones por medios electrónicos se practicarán mediante comparecencia en la sede electrónica o sede electrónica asociada de la Administración, organismo público o entidad de derecho público vinculado o dependiente actuante, a través de la dirección electrónica habilitada única o mediante ambos sistemas, según disponga cada Administración, organismo público o entidad de derecho público vinculado o dependiente, debiendo quedar constancia de la fecha y hora del acceso al contenido de la misma, o del rechazo de la notificación.

Si la puesta a disposición de las notificaciones se realiza por ambos sistemas, para el cómputo de plazos y demás efectos jurídicos se tomará la fecha y hora de acceso al contenido o el rechazo de la notificación por el interesado o su representante en el sistema en el que haya ocurrido en primer lugar.

Debemos resaltar que, independientemente de que un interesado esté o no obligado a relacionarse de forma electrónica con las AA. PP. o de que no haya comunicado que se le practiquen notificaciones por medios electrónicos, su comparecencia voluntaria o la de su representante en la sede electrónica o sede asociada de una Administración, organismo público o entidad de derecho público vinculado o dependiente o a través de la dirección electrónica habilitada única, y el posterior acceso al contenido de la notificación o el rechazo expreso de esta tendrá plenos efectos jurídicos.

La notificación por comparecencia en la sede electrónica o sede electrónica asociada y a través de la dirección electrónica habilitada única conlleva la puesta a disposición del interesado de un acuse de recibo que permita justificar bien el acceso al contenido de la notificación, bien el rechazo del interesado a recibirla.

El acuse contendrá, como mínimo, la identificación del acto notificado y la persona destinataria, la fecha y hora en la que se produjo la puesta a disposición y la fecha y hora del acceso a su contenido o del rechazo.

2.- ¿Qué ocurre con las notificaciones que tenga pendientes un interesado que haya fallecido?

Este supuestos de sucesión de personas físicas o jurídicas, inter vivos o mortis causa, la persona o entidad que suceda al interesado, comunicará dicha sucesión al órgano competente de la tramitación del procedimiento de cuya existencia tenga conocimiento. Dicha comunicación deberá efectuarse tras la efectividad de la sucesión o desde la inscripción de la defunción en el Registro Civil, en el caso de fallecimiento de persona física.

El órgano responsable de la tramitación procederá, en su caso, en procedimientos no finalizados, a autorizar a la persona o entidad sucesora el acceso a las notificaciones electrónicas ya practicadas desde la fecha del hecho causante de la sucesión y a practicar a dicha persona o entidad sucesora las notificaciones electrónicas que se produzcan en lo sucesivo. En el caso en el que la persona física sucesora no estuviera obligada a relacionarse electrónicamente con la Administración y no opte por este cauce de relación, las notificaciones que se produzcan en lo sucesivo deberán practicarse en papel, sin perjuicio de la garantía de acceso al expediente completo.

La persona o entidad que suceda al interesado en un procedimiento del que conozca su existencia debe comunicar, conforme a lo expuesto en los párrafos anteriores, la sucesión a la Administración pública a la que corresponda la tramitación de aquel, en el plazo de 15 días hábiles, desde el día siguiente al de la efectividad de la sucesión o desde la inscripción de la defunción en el Registro Civil, en el caso de fallecimiento de persona física. Si la persona o entidad sucesora efectúa la comunicación después de dicho plazo, los defectos en la práctica de notificaciones que se deriven de este incumplimiento, que hubieran acaecido con anterioridad a dicha comunicación, le serán imputables al interesado; dándose por cumplida por la Administración, a todos los efectos, la obligación de puesta a disposición de la notificación electrónica en la sede electrónica o sede electrónica asociada, a través de la dirección electrónica habilitada única o ambas, según proceda, a la persona jurídica o persona física cuya sucesión el interesado no ha hecho valer (artículo 42.4 del Real Decreto 203/2021, de 30 de marzo).

3.- ¿Cómo se realizarán los avisos de puesta a disposición de la notificación?

Con independencia de que la notificación se realice en papel o por medios electrónicos, las Administraciones públicas, organismos públicos o entidades de derecho público vinculados o dependientes enviarán al interesado o, en su caso, a su representante, aviso informándole de la puesta a disposición de la notificación bien en la dirección electrónica habilitada única, bien en la sede electrónica o sede electrónica asociada de la Administración, u organismo o entidad o, en su caso, en ambas.

Es importante tener en cuenta que la falta de práctica de este aviso, de carácter meramente informativo, no impedirá que la notificación sea considerada plenamente válida.

El aviso se remitirá al dispositivo electrónico o la dirección de correo electrónico que el interesado haya comunicado voluntariamente al efecto, o a ambos, de acuerdo con lo previsto en el artículo 41.1 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre.

Se dispone en el apartado 1 del artículo 43 del Real Decreto 203/2021, de 30 de marzo, que:

«El interesado se hace responsable, por la comunicación a la Administración, organismo público o entidad de derecho público vinculado o dependiente, de que dispone de acceso al dispositivo o dirección de correo electrónico designados. En caso de que dejen de estar operativos o pierda la posibilidad de acceso, el interesado está obligado a comunicar a la Administración que no se realice el aviso en tales medios. El incumplimiento de esta obligación por parte del interesado no conllevará responsabilidad alguna para la Administración por los avisos efectuados a dichos medios no operativos.

El aviso regulado en este apartado solo se practicará en caso de que el interesado o su representante hayan comunicado a la Administración un dispositivo electrónico o dirección de correo electrónico al efecto».

4. ¿Qué ocurre si el interesado está obligado a relacionarse por medios electrónicos con las AA. PP., pero estas no disponen de datos de contacto electrónicos para realizar el aviso de puesta a disposición de la notificación?

Pues en estos casos, en los procedimientos iniciados de oficio la primera notificación que efectúe la Administración, organismo o entidad se realizará en papel en la forma determinada por el artículo 42.2 de la LPAC, advirtiendo al interesado en esa primera notificación que las sucesivas se practicarán en forma electrónica por comparecencia en la sede electrónica o sede electrónica asociada que corresponda o, en su caso, a través de la dirección electrónica habilitada única según haya dispuesto para sus notificaciones la Administración, organismo o entidad respectivo, y dándole a conocer que, de acuerdo con lo previsto en el artículo 41.1 de la LPAC, puede identificar un dispositivo electrónico, una dirección de correo electrónico o ambos para el aviso de la puesta a disposición de las notificaciones electrónicas posteriores.

Notificación a través de la dirección electrónica habilitada única o en sede electrónica o sede electrónica asociada

Toda notificación cuyo emisor pertenezca al ámbito estatal a que se refiere el artículo 1.2 de este Reglamento se pondrá a disposición del interesado a través de la dirección electrónica habilitada única, incluyendo el supuesto previsto en el artículo 42.1 de la LPAC. Asimismo, los emisores de ámbito estatal podrán notificar en su sede electrónica o sede electrónica asociada de forma complementaria a la puesta a disposición en la dirección electrónica habilitada única.

La dirección electrónica habilitada única es el sistema de información para la notificación electrónica cuya gestión corresponde al Ministerio de Economía, Comercio y Empresa en colaboración con el Ministerio para la Transformación Digital y de la Función Pública.

Cuando una incidencia técnica imposibilite el funcionamiento ordinario de la dirección electrónica habilitada única, una vez comunicada dicha incidencia a los órganos, organismos o entidades emisores que la utilicen como medio de notificación, estos podrán determinar una ampliación del plazo no vencido para comparecer y acceder a las notificaciones emitidas. En caso de que también pongan a disposición las notificaciones en su sede electrónica o sede electrónica asociada, deberán publicar también en esta tanto la incidencia técnica acontecida en la dirección electrónica habilitada única como la ampliación concreta, en su caso, del plazo no vencido.

Con carácter previo al acceso al contenido de la notificación puesta a disposición del interesado en la dirección electrónica habilitada única o sede electrónica o sede electrónica asociada, este será informado de que de acuerdo con lo previsto en los artículos 41 y 43 de la LAPC, dicho acceso al contenido, el rechazo expreso de la notificación o bien la presunción de rechazo por haber transcurrido el plazo de diez días naturales desde la puesta a disposición de la notificación sin acceder al contenido de la misma, dará por efectuado el trámite de notificación y se continuará el procedimiento.

Para dar por efectuado el trámite de notificación a efectos jurídicos, en la dirección electrónica habilitada única  o sede electrónica o sede electrónica asociada deberá quedar constancia, con indicación de fecha y hora, del momento del acceso al contenido de la notificación, del rechazo expreso de la misma o del vencimiento del plazo previsto en el artículo 43.2 de la LPAC.