¿Qué establece la LPAC sobre el archivo electrónico de documentos?

De la misma forma, el artículo 17 de la LPAC se pronuncia respecto al archivo de documentos, estableciendo las siguientes normas:

• Cada Administración deberá mantener un archivo electrónico único de los documentos electrónicos que correspondan a procedimientos finalizados, en los términos establecidos en la normativa reguladora aplicable.
• Deberá garantizarse la autenticidad, integridad y conservación del documento electrónico y su acceso y consulta independientemente del tiempo transcurrido desde su emisión. Así mismo, deberá asegurarse la posibilidad de trasladar los datos a otro tipo de formato y soporte para poder acceder desde diferentes aplicaciones.
• La eliminación de estos documentos deberá ser autorizada de acuerdo con lo dispuesto en la normativa aplicable.
• Los medios o soportes en que se almacenen documentos deberán contar con medidas de seguridad, de acuerdo con lo previsto en el Esquema Nacional de Seguridad, que garanticen la integridad, autenticidad, confidencialidad, calidad, protección y conservación de los documentos almacenados y asegurarán en todo caso la identificación de los usuarios y el control de accesos, así como el cumplimiento de las garantías previstas en la legislación de protección de datos.

Lo expuesto viene reforzado por lo estipulado en el artículo 46 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, del Régimen Jurídico del Sector Público cuya redacción sigue el mismo sentido en lo que respecta a medidas de seguridad y tipo de soporte en el archivo de documentos.

A TENER EN CUENTA. Se recomienda la consulta para completar información del Real Decreto 203/2021, de 30 de marzo, por el que se aprueba el Reglamento de actuación y funcionamiento del sector público por medios electrónicos, que ha entrado en vigor el 02/04/2021.

Respecto a los documentos no electrónicos, aunque el artículo 17 no hace referencia a ellos, si acudimos a la Ley 40/2015, de 1 de octubre, en ese mismo artículo 46 apartado 1, dispone que «todos los documentos utilizados en las actuaciones administrativas se almacenarán por medios electrónicos, salvo cuando no sea posible». La interpretación es clara: la práctica habitual debe ser su almacenamiento en soporte electrónico.

El archivo electrónico tiene como uno de sus objetivos, el mejor cumplimiento de la Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno, ya que a través de la guarda de archivos de manera electrónica se facilita el acceso a la información de manera ágil, puntual, siempre actualizada, y con total transparencia.

A TENER EN CUENTA. La AGE ha creado soluciones para el almacenamiento y archivo de documentos al servicio de cualquier Administración pública. Uno de ellos es Archive, aplicación web de archivo definitivo de expedientes y documentos electrónicos, que cumple con lo exigido en el RD 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el ámbito de la Administración electrónico. Esta aplicación proporciona las herramientas necesarias para la creación por parte de un super-administrador de un sistema de administración y gestión de centros de archivo multi departamental, permitiendo la integración en la propio sistema de otras aplicaciones con sus propios documentos y expedientes. Otra solución es InSide, sistema para la gestión de documentos y expedientes electrónicos que cumplen la normativa para su correcto almacenamiento, según el ENI, esquema que cubre las normas básicas para el procedimiento de intercambio y almacenamiento de documentos y archivos electrónicos. El sistema InSide permite la gestión documental, íntegramente electrónica, de documentos durante la gestión viva del expediente, previamente al archivo definitivo de la documentación en un formato interoperable y duradero.