¿Pueden los interesados aportar documentos al procedimiento administrativo?

El artículo 28 de la LPAC se ocupa de los documentos aportados por los interesados al procedimiento administrativo. Se especifica que los interesados deben aportar al procedimiento administrativo los datos y documentos exigidos por las Administraciones públicas de acuerdo con lo dispuesto en la normativa aplicable. De la misma forma, también podrán aportar cualquier otro documento que estimen conveniente, siendo responsables de la veracidad de los mismos. No obstante, la eficacia de estos escritos tendrá efectos, de manera exclusiva, en el ámbito de las Administraciones públicas.

Los interesados no tienen derecho a no aportar documentos que ya se encuentren en poder de la Administración actuante o hayan sido elaborados por cualquier otra Administración.

La Administración actuante podrá recabar o consultar esos documentos siempre y cuando el interesado no se opusiera a ello. No cabrá oposición cuando la aportación del documento se exigiera dentro del ejercicio de potestades sancionadoras o de inspección.

Las Administraciones públicas, por medio de sus redes corporativas o mediante consulta a las plataformas de intermediación da datos u otros medios análogos que se habilitan al efecto, deben recabar los documentos de forma electrónica, y si se trata de informes preceptivos ya elaborados por un órgano administrativo distinto al que tramita el procedimiento, estos deberán ser remitidos en el plazo de 10 días desde que se soliciten. Una vez transcurrido el plazo, se informará al interesado que puede aportar este informe o esperar a que sea remitido por el órgano competente.

A TENER EN CUENTA. La plataforma de intermediación de datos se enmarca en el cumplimiento del este artículo 28 de la LPAC, y su uso se viene traduciendo en un ahorro de tiempo y dinero, tanto por parte de los interesados como por parte de la propia Administración. Supone una reducción del volumen de papeles, con la consecuente gestión que ello supone, así como el beneficio que representa el uso de este medio digital, al ofrecer con él un servicio por la Administración pública mucho más simple y eficaz que evita un almacenamiento y tramitación innecesaria de documentos.

Las Administraciones no exigirán a los interesados la presentación de documentos originales, a excepción de aquellos trámites cuya normativa reguladora aplicable establezca lo contrario [art. 53.1.c) de la LPAC].  Asimismo, no podrán requerir a los interesados datos o documentos no exigidos por la normativa reguladora aplicable o que hayan sido aportados anteriormente por el interesado, debiendo este último indicar en ese caso, la Administración ante la que los presentó para, de esta forma, el órgano competente en el procedimiento poder recabarlos de forma electrónica a través de los medios o plataformas destinadas a tal fin, salvo que conste en el procedimiento su oposición expresa o la ley especial aplicable requiera consentimiento expreso. Excepcionalmente, si las Administraciones públicas no pudieran recabar los citados documentos, podrán solicitar nuevamente al interesado su aportación.

Cuando, de manera excepcional y conforme a la LPAC, se requiera por la Administración al interesado la presentación de un documento original, disponiendo del mismo solo en formato papel, el interesado debe obtener una copia auténtica (como se determina en el artículo 27 de la LPAC), con carácter previo a su presentación electrónica. La copia electrónica resultante reflejará expresamente esta circunstancia.

Así mismo, si fuese necesario ante la relevancia del documento o que haya dudas acerca de la calidad de su copia, las AA. PP. pueden reclamar, mediante solicitud motivada, el cotejo de las copias aportadas por el interesado, requiriendo a tal efecto la muestra o exhibición del documento o información original.

A TENER EN CUENTA. La redacción actual de este artículo 28 de la LPAC, obedece a las modificaciones dadas por la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales, en concreto su D.F. 12.ª.

La obligación de las Administraciones públicas de recabar la información se interpreta como una obligación de hacer, no de resultado.