¿Deben las AA. PP. archivar electrónicamente sus documentos?

Respecto al archivo electrónico de documentos, que se contempla en el artículo 46 de la LRJSP, esta ley viene a ampliar y completar lo dispuesto en los artículos 16 y 17 de la LPAC que regulan el deber de las AA. PP. de disponer de un registro electrónico y de un archivo electrónico único de documentos electrónicos de procedimientos finalizados, debiendo asegurar en todo caso la conservación e integridad de esos datos y documentos, así como la posibilidad de su traslado a otros formatos para poder acceder desde otras aplicaciones:

Artículo 46 de la LRJSP

«1. Todos los documentos utilizados en las actuaciones administrativas se almacenarán por medios electrónicos, salvo cuando no sea posible.

2. Los documentos electrónicos que contengan actos administrativos que afecten a derechos o intereses de los particulares deberán conservarse en soportes de esta naturaleza, ya sea en el mismo formato a partir del que se originó el documento o en otro cualquiera que asegure la identidad e integridad de la información necesaria para reproducirlo. Se asegurará en todo caso la posibilidad de trasladar los datos a otros formatos y soportes que garanticen el acceso desde diferentes aplicaciones.

3. Los medios o soportes en que se almacenen documentos, deberán contar con medidas de seguridad, de acuerdo con lo previsto en el Esquema Nacional de Seguridad, que garanticen la integridad, autenticidad, confidencialidad, calidad, protección y conservación de los documentos almacenados. En particular, asegurarán la identificación de los usuarios y el control de accesos, el cumplimiento de las garantías previstas en la legislación de protección de datos, así como la recuperación y conservación a largo plazo de los documentos electrónicos producidos por las Administraciones Públicas que así lo requieran, de acuerdo con las especificaciones sobre el ciclo de vida de los servicios y sistemas utilizados».

En base a lo expuesto por el artículo 46 de la LRJSP, los documentos de actuaciones administrativas se deben almacenar electrónicamente siempre que sea posible y conservarse en formatos asegurando su integridad, autenticidad y confidencialidad conforme al Esquema Nacional de Seguridad para proteger y conservar la información, asegurando la autenticidad, confidencialidad y accesibilidad a largo plazo.

A TENER EN CUENTA. Lo dispuesto en este art. 46 de la LRJSP se relaciona a su vez con lo dispuesto en los arts. 54 y 55 del Real Decreto 203/2021, de 30 de marzo, por el que se aprueba el Reglamento de actuación y funcionamiento del sector público por medios electrónicos.

Conservación de documentos electrónicos

El artículo 54 del Real Decreto 203/2021, de 30 de marzo, por el que se aprueba el Reglamento de actuación y funcionamiento del sector público por medios electrónicos, está relacionado con la conservación de documentos electrónicos, e impone a las Administraciones públicas y sus organismos y entidades vinculados o dependientes la obligación de conservar electrónicamente todos los documentos con valor probatorio, regulando los períodos de conservación y asegurando su accesibilidad y autenticidad. Estos documentos deben mantenerse durante los procedimientos judiciales y se deben establecer planes para la migración de datos a formatos compatibles con el Esquema Nacional de Interoperabilidad, garantizando la preservación digital a largo plazo bajo la supervisión de los responsables de seguridad y gestión de archivos.

CUESTIONES

1. ¿Cómo debe realizarse la conservación de los documentos electrónicos?

Se debe realizar de forma que permita su acceso y que comprenda su identificación, contenido, metadatos, firma, estructura y formato, incluyendo la posibilidad de reconstrucción de formularios o modelos electrónicos y la comprobación de identificación o firma electrónica.

2. ¿Qué medidas se deben tomar para conservar los documentos electrónicos con independencia del tiempo transcurrido desde su emisión?

Se podrán trasladar los datos a otros formatos y soportes que aseguren la accesibilidad desde distintas aplicaciones, siguiendo lo establecido en el artículo 27 de la LPAC, y en la normativa específica de archivos y patrimonio documental, histórico y cultural.

3. ¿Quiénes son responsables de establecer los planes para la migración de datos y de garantizar la autenticidad y acceso a largo plazo de los documentos electrónicos?

Los planes de migración de datos deben ser establecidos bajo la supervisión de los responsables de la seguridad, de la custodia y gestión del archivo electrónico y de las unidades productoras de documentación. Además, se deben habilitar medios tecnológicos que permitan garantizar la autenticidad, integridad, disponibilidad, conservación y acceso a los documentos según las normas del Esquema Nacional de Interoperabilidad.

Archivo electrónico único

El artículo 55 del Real Decreto 203/2021, de 30 de marzo, por el que se aprueba el Reglamento de actuación y funcionamiento del sector público por medios electrónicos, define el archivo electrónico único como el sistema para la gestión, custodia y recuperación de documentos y expedientes electrónicos post-procedimientos administrativos, garantizando la autenticidad, conservación, integridad y acceso de los documentos, cumpliendo con los estándares del Esquema Nacional de Interoperabilidad y Seguridad, así como con la legislación de transparencia y patrimonio histórico y cultural.

En cuanto a la accesibilidad a estos documentos y expedientes una vez finalicen los procedimientos, será la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos el organismo que determine los plazos para el acceso a documentos y expedientes electrónicos del sector público estatal en el archivo de la Administración General del Estado, en base a lo que se desarrolle reglamentariamente.

CUESTIONES

1. ¿Qué es la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos (CSCDA)?

Es el órgano consultivo superior dedicado al estudio y dictamen de la calificación y utilización de los documentos de la Administración General del Estado y de sus organismos públicos, así como a la integración de los documentos en los archivos y su régimen de acceso e inutilidad administrativa.

2. ¿A qué organismo está adscrita la CSCDA?

La Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos, regulada por el Real Decreto 1401/2007, de 29 octubre, se adscribe a la Comisión de Archivos de la Administración General del Estado como su órgano consultivo superior (art. 13.6 del Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre, por el que se establece el Sistema Español de Archivos y se regula el Sistema de Archivos de la Administración General del Estado y de sus Organismos Públicos y su régimen de acceso).

3. ¿Qué ley regula el funcionamiento y competencias de la CSCDA?

El Real Decreto 1401/2007, de 29 de octubre, por el que se regula la composición, funcionamiento y competencias de la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos.