¿Cómo se determina el sistema de firma electrónica del personal al servicio de las Administraciones Públicas?

Determinación del sistema de firma electrónica

Lo regulado al respecto de la firma electrónica del personal al servicio de las Administraciones públicas es bastante claro y conciso por la LRJSP. El artículo 43 de la LRJSP viene a establecer que la actuación de una Administración u órgano público, si se realizara por medios electrónicos, debe llevarse a cabo mediante el uso de firma electrónica del titular del órgano o empleado público. Para ello, la ley deja en manos de las AA. PP. la elección y determinación del sistema de firma electrónica que debe usar su personal, en la cual solo figurará el número de identificación del empleado público. Recoge literalmente el artículo 43 de la LRJSP:

«1. Sin perjuicio de lo previsto en los artículos 38, 41 y 42, la actuación de una Administración Pública, órgano, organismo público o entidad de derecho público, cuando utilice medios electrónicos, se realizará mediante firma electrónica del titular del órgano o empleado público.

2. Cada Administración Pública determinará los sistemas de firma electrónica que debe utilizar su personal, los cuales podrán identificar de forma conjunta al titular del puesto de trabajo o cargo y a la Administración u órgano en la que presta sus servicios. Por razones de seguridad pública los sistemas de firma electrónica podrán referirse solo el número de identificación profesional del empleado público».

Los certificados electrónicos que sean usados por los empleados públicos serán cualificados y se ajustarán a lo señalado en el Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el ámbito de la Administración Electrónica y la legislación vigente en materia de identidad y firma electrónica.

 A TENER EN CUENTA. Es de aplicación a la firma electrónica la Ley 6/2020, de 11 de noviembre, reguladora de determinados aspectos de los servicios electrónicos de confianza y el Reglamento (UE) n.º 910/2014 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de julio de 2014 (eIDAS), relativo a la identificación electrónica y los servicios de confianza en las transacciones electrónicas en el mercado interior.

Será competencia de cada Administración, determinar los medios admitidos para la firma electrónica en las entidades de derecho privado vinculadas o dependientes de esta cuando tramiten procedimientos en el ejercicio de potestades administrativas.

Certificados electrónicos de empleado público con número de identificación profesional

Conforme a lo establecido en el artículo 43.2 de la LRJSP, los prestadores cualificados de servicios de confianza podrán consignar un número de identificación profesional en el certificado electrónico de empleado público, a petición de la Administración en la que presta servicios el empleado o empleada de que se trate, si dicho certificado se va a utilizar en actuaciones que afecten a información clasificada, a la seguridad pública, a la defensa nacional o a otras actuaciones para cuya realización esté legalmente justificado el anonimato. Estos certificados se denominarán «certificados electrónicos de empleado público con número de identificación profesional». 

En el ámbito estatal, este número de identificación profesional será solicitado por la persona titular de la subsecretaría del ministerio o a la persona titular de la presidencia o de la dirección del organismo público o entidad de derecho público en el que preste servicios el empleado o empleada público.

En cualquier caso, la Administración que solicite el número de identificación deberá conservar los datos identificativos del empleado público.

Estos certificados deberán cumplir igualmente con la normativa sobre interoperabilidad y firma electrónica y tendrán idéntico uso, capacidad y funcionalidad que el certificado electrónico de empleado público, aunque limitados a las actuaciones que justificaron su emisión.

Si fuese necesario identificar al empleado titular de un certificado electrónico con número de identificación profesional, la autoridad competente o el órgano judicial, en el ejercicio de sus funciones y de acuerdo con la normativa vigente, podrán realizar la solicitud para conocer dicha identidad mediante petición oficial dirigida a la Administración responsable de su custodia.

Sistemas de identificación y firma electrónica del personal al servicio de la Administración General del Estado y sus organismos públicos y entidades de derecho público vinculados o dependientes

El personal al servicio de la AGE y sus organismos públicos y entidades de derecho público vinculados o dependientes podrá identificarse con aquellos sistemas que se establezcan en función del nivel de seguridad que corresponda al trámite de que se trate de acuerdo al Esquema Nacional de Seguridad. Este personal podrá firmar mediante sistemas de firma electrónica basados en certificados electrónicos cualificados facilitados específicamente a sus empleados y empleadas. Estos sistemas podrán ser utilizados por estos en el desempeño efectivo de su puesto de trabajo, para los trámites y actuaciones que realicen por razón del mismo, o para relacionarse con las Administraciones públicas cuando estas lo admitan.

Se posibilita, por el Reglamento de actuación y funcionamiento del sector público por medios electrónicos, a: 

• La creación de un sistema de identificación de personal basados en repositorios de empleados públicos que permitan la relación de los empleados y empleadas públicos con servicios y aplicaciones necesarios para el ejercicio de sus funciones que en todo caso garanticen lo previsto en el Esquema Nacional de Seguridad.
• Que los registros de personal de la Administración General del Estado recojan los datos para la identificación electrónica de los empleados y empleadas públicos, así como su cesión a sistemas de identificación de personal basados en repositorios de identidades de empleados públicos.