Anexo 4 Reglamento de la organización y régimen del Notariado

CAPITULO PRELIMINAR

Disposiciones generales

Artículo 1. Las normas contenidas en este anexo se aplicarán en la elección de Diputados y Senadores de las Cortes Generales, miembros de los Parlamentos y Asambleas Legislativas de las Comunidades Autónomas, miembros de las Corporaciones Locales y otros cargos de representación política que deban ser designados por elección directa de primer grado.

Serán también aplicables, en cuanto procedan, a las distintas modalidades de referéndum.

Art. 2. Corresponderá en general, a las Juntas directivas de los Colegios notariales la ejecución de lo establecido en este anexo y disposiciones que lo desarrollen, para lo cual podrán adoptar en cada caso las medidas que consideren oportunas.

CAPITULO PRIMERO

De la actuación de los Notarios

SECCION PRIMERA

Normas relativas al Período electoral en general

Art. 3. Convocada la elección, las Juntas directivas examinarán la situación de los Notarios del Colegio y adoptarán las medidas necesarias con el fin de procurar que queden atendidos tanto el servicio público general como el extraordinario que pueda motivar la elección.

Todos los Notarios tienen el deber de comunicar a su Decano las circunstancias que puedan ser relevantes a los fines señalados en el párrafo anterior. Este deber subsistirá durante todo el período electoral.

Art. 4. Durante el período comprendido entre la convocatoria de elección y la proclamación de candidatos, y el que medie entre el quinto día anterior al de la votación y el siguiente a ésta, quedarán en suspenso los derechos de ausencia y de licencia y la situación prevista en el apartado 4. del artículo 43 del Reglamento Notarial, respecto de los Notarios residentes en el territorio afectado por las elecciones. En los mismos períodos no podrán celebrarse los ejercicios de las oposiciones de ingreso en el Notariado ni de las entre Notarios.

No obstante lo dispuesto en el párrafo anterior, las Juntas directivas de los Colegios Notariales y la Dirección General, en su caso, podrán conceder o mantener, por justa causa, las licencias previstas en el artículo 45 del Reglamento Notarial.

En el tiempo comprendido entre los dos períodos mencionados en el párrafo primero de este artículo, se aplicarán las normas establecidas en los artículos 43 a 48 del Reglamento Notarial, si bien los Notarios interesados deberán añadir a las comunicaciones ordinarias los datos necesarios para su inmediata localización.

En cualquiera de los supuestos contemplados en este artículo, las Juntas directivas y la Dirección General, por razones de servicio, podrán exigir que el Notario se reintegre a su residencia en el plazo máximo de tres días.

Art. 5. Los Notarios presentados como candidatos podrán ausentarse de su residencia con el fin de intervenir en los actos electorales propios de su candidatura, pero si no fueren proclamados como candidatos deberán reintegrarse al desempeño de su cargo en el plazo de tres días.

A los proclamados candidatos se les prohíbe la dación de fe en los hechos y actos del correspondiente procedimiento electoral.

Art. 6. Los Decanos, atendidas las circunstancias de hecho y conforme a las informaciones recibidas, procederán a habilitar de oficio, en cualquier momento del período electoral, al Notario o Notarios que se estime conveniente para asegurar la prestación de la función en materia electoral en distrito o distritos notariales distintos del suyo propio dentro del territorio del Colegio. Estas habilitaciones tienen carácter obligatorio para los Notarios, salvo excusa admitida.

Para la designación de habilitados se procurará seguir criterios de proximidad territorial y facilidad de comunicaciones.

El Notario así habilitado será provisto de la correspondiente credencial, en la que constará el distrito o distritos a que la habilitación se refiera y la indicación de que se realiza sólo a efectos electorales. Incorporará a su propio protocolo los instrumentos que autorice.

En razón a las habilitaciones efectuadas, y por el tiempo de su duración, las Juntas directivas realizarán las necesarias adaptaciones en el régimen de sustituciones.

Art. 7. Los Notarios deberán ser informados por las Juntas directivas de las medidas de sustitución y habilitación que se adopten respecto al distrito a que pertenezcan. El Delegado y Subdelegado de la Junta directiva en la capital de cada provincia recibirán análoga información en cuanto a todos los distritos notariales a ella correspondientes. Unos y otros tendrán el deber de facilitar tal información a los interesados que lo soliciten.

El Colegio Notarial informará igualmente con referencia a todo el territorio del mismo.

A los mismos fines, las Juntas directivas comunicarán a las Juntas Electorales Provinciales y, en su caso, a las Juntas de Zona que acumulen sus funciones la relación de los Notarios, titulares o habilitados, que puedan ejercer dentro del respectivo territorio y el lugar de su residencia, así como las alteraciones que se produzcan antes del día señalado para la votación.

Art. 8. La prestación de funciones para dar fe de actos u operaciones relacionadas con la materia electoral se regirá por la legislación notarial general y, en especial, por lo que se dispone en este anexo para el día de la votación.

Las autorizaciones para solicitar la certificación de inclusión en el censo y para recibir, en su caso, la documentación para el voto por correo, en los supuestos de enfermedad o incapacidad que impida la formulación personal de la solicitud o la realización personal de la recepción, se instrumentarán en escritura pública de poder.

El notario exigirá al poderdante la presentación de la certificación médica acreditativa de la enfermedad o incapacidad que le impida la formulación personal de la solicitud e incorporará la expresada certificación a la escritura. Exigirá igualmente al poderdante la presentación del documento nacional de identidad, que deberá reseñar en aquélla. El apoderado tendrá derecho a obtener las copias necesarias para cumplimiento de las autorizaciones a que se refiere el párrafo anterior y no tendrá facultad de subapoderar.

La escritura será única para cada poderdante y sólo podrá contener una designación de apoderado. El notario no autorizará ningún otro documento de la misma clase a favor del mismo apoderado. Tampoco autorizará ningún otro poder del mismo elector, quien manifestará que es el único que otorga y que desconoce que el apoderado ya lo sea de otra persona.

Las actuaciones notariales relacionadas con la emisión del voto por correo deberán ser cumplimentadas por los notarios con la máxima urgencia y con carácter preferente.

Art. 9. Los candidatos y los representantes de las candidaturas, así como sus respectivos apoderados, podrán solicitar la adscripción de Notarios solamente para hacer constar hechos o actos electorales que se produzcan el día de la votación en una o varias circunscripciones.

A tales efectos se procederá de la siguiente forma:

A) Los interesados presentarán al Decano del Colegio Notarial una solicitud en la que expresarán el número de Notarios cuya adscripción pretendan y los previsibles lugares de actuación. Esta solicitud deberá presentarse necesariamente en un período de diez días, que finalizará el sexto día anterior al señalado para la votación.

B) El Decano, discrecionalmente hará en su caso, las adscripciones que considere posibles, a la vista del conjunto de las peticiones formuladas y teniendo en cuenta las previsiones generales para el día de la elección.

C) En todo caso, a los efectos previstos en el párrafo primero del artículo 3. de este anexo, deberá quedar sin adscripción la mitad, como mínimo, de los Notarios disponibles.

D) Cuando el número de las adscripciones solicitadas fuere superior al de las que procedan con arreglo a la letra anterior, se procurará distribuirlas de forma que todos los solicitantes puedan disponer de análogas garantías de autenticidad, reduciendo, en su caso y progresivamente, las solicitudes con mayor número de peticiones para la misma circunscripción. Estos criterios se referirán a las candidaturas en las elecciones de listas cerradas y a los candidatos en las de listas abiertas.

E) La adscripción recaerá preferentemente en los Notarios residentes en el lugar en que deban actuar, atendiendo en otro caso a criterios de facilidad de comunicaciones.

F) El Decano notificará a los solicitantes y a los Notarios adscritos los acuerdos recaídos.

Las menciones que en este artículo se hacen a los Notarios comprenden igualmente a los Fedatarios electorales a que se refiere el artículo 18 de este anexo.

El Decano comunicará a la Junta Electoral Provincial y a todos los Notarios del Colegio, al menos un día antes del señalado para la votación, los Notarios o Fedatarios electorales adscritos.

SECCION SEGUNDA

Normas especiales para el día de la votación

Art. 10. Todos los Notarios con residencia demarcada dentro de una circunscripción electoral quedan habilitados sin necesidad de investidura especial, para actuar en materia electoral en todo el territorio de aquélla durante el día de la votación.

En los supuestos en que el territorio de la circunscripción electoral sea de menor extensión que el distrito notarial todos los Notarios de éste podrán actuar libremente, en la misma materia, en todos y cada uno de los términos municipales del mismo.

Art. 11. Sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo anterior, los Decanos podrán disponer que determinados Notarios permanezcan el día de la votación en la población que se les señale, con obligación de desplazarse a las demás poblaciones de la circunscripción territorial en donde sean requeridos.

Art. 12. Los Notarios que ostenten cargos en organismos electorales están excusados de prestar su ministerio durante el día en que se celebre la votación. Asimismo podrán excusarse hasta dos miembros de la Junta directiva que esta misma señale.

Art. 13. Quienes en virtud de la oportuna solicitud hayan obtenido adscripción de Notarios o Fedatarios electorales conforme al artículo 9. sólo podrán realizar los requerimientos del día de la votación a los que les fueron adscritos, quienes no deberán aceptar requerimientos de personas distintas de los solicitantes.

Art. 14. El requerimiento de prestación de funciones para el día de la votación deberá ser efectuado al Notario o Fedatario electoral adscrito por los mismos candidatos o representantes de las candidaturas a cuyo favor se hubiera realizado la adscripción, o por sus respectivos apoderados, expresando el objeto concreto a que deba referirse su actuación.

Art. 15. Toda persona que, en el ámbito de un Colegio electoral determinado, tenga interés legítimo en hacer constar el día de la votación hechos o actos concretos del procedimiento electoral podrá requerir la prestación de funciones de cualquier Notario o Fedatario electoral que no haya sido adscrito conforme al artículo 9. del presente anexo.

Art. 16. Al cumplimentar los requerimientos, el Notario hará constar únicamente los hechos que, a su juicio, tengan relación directa con el objeto de aquéllos y no estará obligado a recoger manifestaciones ajenas a dicho objeto que puedan hacer otras personas, salvo las que le haga el Presidente de la Mesa en relación con los mismos hechos.

Art. 17. En el caso de que se impidiere o dificultare a los Notarios su actuación, se estará a lo establecido en las normas electorales y, en todo caso podrán aquéllos reclamar el auxilio de los agentes de la autoridad, quienes vendrán obligados a prestarlo con arreglo a sus respectivos reglamentos.

Cuando la gravedad de los hechos, a juicio del Notario, así lo aconseje, éste, por medio de simple escrito, lo pondrá en conocimiento de la Junta directiva de su Colegio a fin de que la misma pueda ejercitar, si lo estimare oportuno, las acciones pertinentes, e incluso interponer querellas en nombre propio y en el del Notario.

CAPITULO II

De los funcionarios acreditados como Fedatarios electorales

Art. 18. En la forma y con los requisitos que se establecen en este capítulo podrán ser facultados para levantar actas relativas a hechos o actos que puedan influir en la pureza del sufragio los funcionarios siguientes: Registradores de la Propiedad, Abogados del Estado, Agentes de Cambio y Bolsa, Corredores Colegiados de Comercio e Inspectores financieros y tributarios.

Para poder ser acreditados como Fedatarios electorales, los funcionarios deberán tener la condición de Licenciados en Derecho y no figurar incluidos en ninguna de las candidaturas proclamadas.

El ámbito de sus facultades abarca únicamente la circunscripción territorial expresada en su credencial y el período comprendido entre el comienzo del día de la votación y la conclusión del escrutinio en los Colegios electorales.

El ejercicio de dichas facultades es obligatorio.

Art. 19. Los Fedatarios electorales, en cuanto a la organización del servicio que este anexo les encomienda, dependerán de la Junta directiva del Colegio Notarial correspondiente la cual les expedirá la oportuna credencial, autorizada con la firma del Decano y el sello del Colegio Notarial.

No podrán ejercer sus funciones si fueren proclamados candidatos y deberán poner este hecho en conocimiento del Decano del Colegio Notarial con devolución de la credencial.

Art. 20. Los Ministerios de que dependan los funcionarios antes citados, bien directamente, bien a través de sus Delegaciones Provinciales o, en su caso, por medio de los Colegios profesionales a que aquéllos pertenezcan, remitirán a los Decanos de los correspondientes Colegios Notariales, en el plazo de seis días siguientes a la publicación de la convocatoria de elecciones, una relación de tales funcionarios, con expresión del domicilio de cada uno de ellos. En el plazo de otros seis días las Juntas directivas, tras apreciar y admitir, en su caso, las excusas presentadas, publicarán en el tablón de anuncios del Colegio Notarial las listas definitivas de los funcionarios autorizados y remitirán una copia a los Presidentes de las Juntas Electorales Provinciales correspondientes.

Art. 21. De conformidad con lo dispuesto en el artículo 2. de este anexo, cuando el carácter limitado de una convocatoria electoral lo aconseje y siempre que el servicio notarial se estime suficiente, las Juntas directivas podrán acordar que la designación de Fedatarios electorales quede reducida a algunos de los funcionarios mencionados en el artículo 18 e incluso prescindir de su designación.

Art. 22. La Dirección General de los Registros y del Notariado dictará una instrucción dirigida a determinar la forma en que los Fedatarios electorales han de extender las actas que levanten.

Art. 23. Los Fedatarios electorales entregarán las actas que hayan levantado, dentro de los tres días siguientes al de la votación, en el Colegio Notarial que les haya expedido su credencial, donde quedarán archivadas, al menos, durante cinco años. La entrega podrá ser efectuada directamente o mediante el Notario Delegado o Subdelegado de la Junta directiva en el distrito notarial donde el Fedatario electoral tenga su domicilio.

Los testimonios de dichas actas se librarán por cualquier miembro de la Junta directiva a petición del requirente o de las Juntas Electorales. Las personas con las que se hayan entendido determinadas diligencias podrán obtener testimonio parcial relativo a ellas.

Art. 24. En cuanto sea posible serán de aplicación a los Fedatarios electorales las disposiciones de este anexo que se refieran a los Notarios.

DISPOSICIONES ADICIONALES

Primera.- Los Notarios y Fedatarios electorales que incumplieren las obligaciones que les impone este anexo incurrirán en responsabilidad, que les podrá ser exigida ante sus superiores en la forma que dispongan las normas orgánicas de sus respectivos Cuerpos.

Segunda.- La Dirección General de los Registros y del Notariado, teniendo en cuenta las cifras establecidas en ocasiones precedentes y las oscilaciones en los costes de los servicios públicos, señalará la cantidad que el solicitante, a que se refiere el artículo 9., habrá de satisfacer en el Colegio Notarial por cada uno de los Notarios o Fedatarios electorales indicados en su petición.

La cantidad que corresponde al adscrito será percibida por éste en razón de la mera adscripción y aun cuando el día de la votación no llegare a tener actuación alguna. La parte relativa a las peticiones que no hubiere sido posible atender será devuelta al solicitante.

La retribución de los Fedatarios electorales por sus actuaciones será equivalente a la de los Notarios.

Tercera.- Para el cómputo de los plazos a que se refiere este anexo los días se entenderán siempre como días naturales.