¿Qué deben contener los documentos emitidos por las AA. PP. para ser válidos?

Por lo que respecta a la emisión de documentos por las Administraciones públicas, el artículo 26 de la LPAC establece unas pautas a tener en cuenta.

En primer lugar, debemos conocer qué documentos tienen carácter público administrativo. A tal efecto, se entienden como tal los válidamente emitidos por los órganos de las Administraciones públicas. Estas emitirán los documentos públicos por escrito, a través de medios electrónicos, a menos que su naturaleza exija otra forma más adecuada de expresión y constancia. Así lo determina también el artículo 36 de la citada Ley 39/2015, de 1 de octubre.

En términos generales, se entienden como documentos públicos administrativos, al amparo del artículo 317 de la Ley de Enjuiciamiento Civil:

«5.° Los expedidos por funcionarios públicos legalmente facultados para dar fe en lo que se refiere al ejercicio de sus funciones.

6.° Los que, con referencia a archivos y registros de órganos del Estado, de las Administraciones públicas o de otras entidades de Derecho público, sean expedidos por funcionarios facultados para dar fe de disposiciones y actuaciones de aquellos órganos, Administraciones o entidades».

A TENER EN CUENTA. Esta tipificación por la LEC viene a establecer la validez de los documentos a efectos de su uso como prueba en los procesos judiciales.

La validez de los documentos electrónicos administrativos se encuentra vinculada a una serie de requisitos, que son:

• Contener información de cualquier naturaleza archivada en un soporte electrónico según un formato determinado susceptible de identificación y tratamiento diferenciado. 
• Disponer de los datos de identificación que permitan su individualización, sin perjuicio de su posible incorporación a un expediente electrónico.
• Incorporar una referencia temporal del momento en que han sido emitidos.
• Incorporar los metadatos mínimos exigidos.
• Incorporar las firmas electrónicas que correspondan de acuerdo con lo previsto en la normativa aplicable. No requerirán de firma electrónica, los documentos electrónicos emitidos por las Administraciones públicas que se publiquen con carácter meramente informativo, así como aquellos que no formen parte de un expediente administrativo. En todo caso, será necesario identificar el origen de estos documentos.

Tendrán la consideración de válidos los documentos electrónicos que, cumpliendo los anteriores requisitos, sean trasladados a un tercero a través de medios electrónicos.